Les gestionnaires, les chefs de service, les entrepreneurs indépendants ou les travailleurs à salaire horaire peuvent tous se retrouver à la recherche du meilleur formulaire de frais de déplacement pour déclarer correctement les coûts de déplacement pour les entreprises. Les formulaires de frais de déplacement fournissent des formats efficaces pour de nombreux types de dépenses et de nombreuses utilisations professionnelles différentes. Choisir le meilleur formulaire de frais de déplacement signifie adapter les aspects de ce formulaire à vos besoins particuliers pour des rapports précis.
Ceux qui veulent le meilleur formulaire de frais de voyage pour leur entreprise devraient réfléchir à leurs utilisations et objectifs pour la comptabilité des frais de voyage: le but principal du formulaire de dépenses sera-t-il le reporting interne, le remboursement au sein de l’entreprise ou la déclaration des frais de déplacement à l’Intern Service des recettes? Ces deux utilisations des modèles de formulaires de frais de déplacement sont très différentes, et la détermination d’objectifs spécifiques permettra aux navetteurs occupés et à d’autres personnes de trouver les meilleurs formulaires qui les aideront à déclarer ce qui est nécessaire. Cela permet également d’avoir des formulaires clairs et faciles à utiliser, avec des colonnes spécifiques pour chaque type de coût.
L’un des principaux aspects du choix de la meilleure forme de frais de déplacement est la comptabilisation du kilométrage. De nombreuses entreprises, ainsi que le service des impôts du gouvernement fédéral, exigent des marques d’odomètre et d’autres données clés pour enregistrer avec précision les kilomètres parcourus dans un véhicule. Les meilleurs formulaires de frais de déplacement fournissent ces informations, ainsi que d’autres coûts spécifiques comme les péages, etc.
Un autre aspect clé dans le choix du meilleur formulaire de frais de déplacement est de faire correspondre ce formulaire aux différents types de transport qu’un travailleur utilise couramment. De nombreux formulaires de dépenses ne sont créés que pour suivre l’utilisation des véhicules personnels, mais d’autres incluent des rapports séparés pour les trains, les bus et les avions, ainsi que pour d’autres formes de transport. Les formulaires doivent également comporter des catégories distinctes pour les dépenses liées au voyage, telles que la nourriture, car elles s’appliquent à un accord de remboursement spécifique.
En plus de tous les éléments spécifiques d’un rapport de frais de déplacement, il est également important de choisir les formulaires de frais de déplacement en fonction de leur format. Avec tant de choses qui se passent dans le monde des affaires d’aujourd’hui sur Internet, il peut être très judicieux de sélectionner des formulaires dans un format numérique qui peuvent facilement être envoyés à un bureau central de comptabilité. Le responsable ou toute autre personne en charge des formulaires de frais de déplacement doit réfléchir à la facilité avec laquelle il leur sera possible de «signer» ou de les inclure dans une «architecture orientée services» ou «SOA» d’entreprise. Tenir compte de tout ce qui précède aidera les dirigeants à faire les meilleurs choix pour un formulaire de frais de déplacement qui fonctionne.