Le rôle de l’adjoint administratif a considérablement évolué à mesure que la technologie a modifié les procédures de bureau standard. Les assistants administratifs fonctionnent désormais comme des chefs de bureau, des éditeurs de bureau, des experts en communication et des superutilisateurs de logiciels. Souvent, il est également du devoir de l’assistant administratif de former le personnel sur les nouveaux équipements de bureau et les logiciels d’entreprise. Cela signifie que les programmes d’assistant administratif les plus efficaces offriront des cours sur les dernières technologies bureautiques et fourniront aux étudiants des compétences et des connaissances logicielles qui seront à jour, voire en avance sur les tendances des pratiques commerciales.
Il n’est pas nécessaire de terminer un programme d’assistant administratif pour obtenir un emploi, mais un certain nombre de compétences sont requises pour fonctionner réellement en tant qu’assistant administratif. Si l’on n’a pas d’expérience de bureau antérieure, la meilleure voie est l’achèvement d’un programme d’assistant administratif de deux ans dans un collège communautaire, un collège technique ou une école de formation commerciale. Les programmes les moins chers seront probablement offerts dans les collèges communautaires publics, mais le coût n’est pas toujours le facteur le plus important. La première étape de la sélection consiste à dresser une liste de toutes les écoles locales offrant un programme d’assistant administratif. Ensuite, comparez tous les cours offerts. Les cours doivent inclure les dernières versions des logiciels d’entreprise les plus populaires. Aux États-Unis, il s’agit généralement de programmes Microsoft Office tels que Word, PowerPoint, Access, Excel et Outlook.
Vérifier les offres d’emploi en ligne pour l’emplacement d’un candidat est un excellent moyen de dresser une liste des logiciels les plus courants et des compétences souhaitées. Quelques autres bases sont Adobe Acrobat pour créer des formulaires et HTML et CSS pour travailler avec des sites Web. Tout dépend de l’industrie dans laquelle on souhaite travailler. Par exemple, un poste d’assistant administratif dans une entreprise de marketing nécessitera probablement des tâches de publication assistée par ordinateur plus créatives, et un poste dans un bureau de comptabilité nécessitera plus de connaissances en logiciels financiers. Il est important de choisir un objectif avant de choisir un programme d’assistant administratif pour s’assurer que les cours seront disponibles dans les domaines appropriés.
Les écoles offrant des stages avec un programme d’assistant administratif devraient figurer en tête de liste. C’est le meilleur moyen d’établir des contacts, de créer un réseau pour de futurs emplois et d’acquérir l’expérience nécessaire avant la recherche d’emploi. S’il n’y a pas d’écoles avec des stages disponibles, les écoles dans les grandes régions métropolitaines offriront plus d’opportunités pour créer sa propre opportunité de stage pour ceux qui manquent d’expérience. Après avoir fait correspondre les offres de cours avec les compétences souhaitées et comparé les coûts, appelez les écoles en haut de la liste et renseignez-vous sur l’aide au placement et les antécédents des instructeurs. Les instructeurs avec les informations d’identification Microsoft Certified Trainer (MCT) ou Microsoft Office Specialist (MOS) sont assurés d’être à jour sur les dernières et meilleures technologies logicielles d’entreprise.