Les statuts sont les règles et procédures que toute organisation utilise pour établir son conseil d’administration, ses dirigeants et ses membres, et pour mener ses activités opérationnelles et administratives. La personne ou le comité responsable de la rédaction des statuts à but non lucratif doit connaître toutes les exigences gouvernementales relatives au document, ainsi que les objectifs et les besoins généraux de l’organisation. Lorsque vous rédigez des statuts à but non lucratif, ils doivent aborder toutes les informations requises, fournir un plan clair pour la gestion de l’organisation et être aussi clairs et brefs que possible.
Les statuts des organismes à but non lucratif devraient inclure les règles et procédures d’établissement d’un conseil d’administration. Cela inclurait la fréquence et la procédure d’élection ou de nomination des membres du conseil, ainsi que la durée de leur mandat et le nombre de mandats successifs qu’ils peuvent remplir. Les statuts doivent contenir des informations sur la façon dont les réunions du conseil seront conduites, ainsi que sur le nombre minimum de membres requis pour être présents pour un quorum de vote. Les procédures de révocation d’un membre du conseil, si nécessaire, doivent être très clairement énoncées dans les statuts. Une déclaration décrivant les limites de responsabilité des membres du conseil d’administration est également une bonne idée.
L’élection des dirigeants doit également être abordée dans les statuts. L’organisation à but non lucratif identifiera les dirigeants nécessaires à la conduite efficace des affaires, puis établira des règles pour l’élection des dirigeants et la durée de leur mandat. Les devoirs, les responsabilités et l’autorité de chaque agent doivent être définis de manière large mais claire. De plus, c’est une bonne idée d’inclure une déclaration indiquant quels membres ou officiers adjoints auront le pouvoir de remplacer lorsqu’un officier est temporairement absent.
L’organisation devrait décider si elle aura ou non un membre votant. Si les membres en général ont le pouvoir de voter sur certaines questions, les statuts devraient aborder les procédures de ce vote. En règle générale, cela comprend une définition de qui est un membre, les droits individuels du membre en tant que membre de l’organisation et le processus de tenue de réunions et de vote sur les questions.
Bien qu’il soit essentiel de se conformer à toutes les réglementations applicables concernant les statuts à but non lucratif, elles doivent être aussi brèves que possible et suffisamment larges pour permettre à l’organisation une certaine flexibilité. Par exemple, au lieu de dire que le conseil se réunira à 6h00 le troisième mardi de chaque mois, une déclaration plus flexible est que le conseil se réunira à intervalles réguliers, mais au moins une fois par trimestre. Cela permet à l’organisation une certaine flexibilité pour modifier les jours et les heures de réunion si nécessaire, tout en restant en conformité avec ses propres statuts. Ceci n’est qu’un exemple possible ; les concepts de brièveté et de flexibilité devraient généralement s’appliquer dans la mesure du possible.
Une fois que les statuts sont rédigés, approuvés par le conseil et soumis aux autorités compétentes, ils doivent être révisés régulièrement, peut-être tous les trois à cinq ans. Une organisation à but non lucratif, au cours de sa vie, peut changer de direction et d’orientation à mesure que les besoins de ses membres changent. Les lois locales et régionales concernant les règlements à but non lucratif peuvent également changer de temps à autre. Les statuts doivent refléter et soutenir l’objectif général de l’organisation, et devront être modifiés et révisés périodiquement à mesure que l’organisation à but non lucratif grandit et mûrit. C’est également une bonne idée de faire examiner tout changement majeur aux statuts par un avocat expérimenté pour assurer la conformité avec toutes les lois applicables.
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