Il existe plusieurs manières d’aborder une lettre d’accompagnement d’un questionnaire, mais dans presque tous les cas, vous voudrez inclure une introduction du projet, pourquoi vous demandez des informations et un bref résumé de ce que vous allez faire avec les données collectées ; c’est aussi généralement une bonne idée de fournir une raison ou une explication qui peut encourager les gens à continuer et à répondre à toutes les questions. Inclure des instructions et des directives spéciales est également généralement une bonne idée, et fournir un numéro de téléphone ou une adresse que les gens peuvent contacter pour plus d’informations peut également être utile. Le format général de la lettre peut être formel ou décontracté selon le public et le sujet, bien que de nombreuses personnes choisissent davantage un format de lettre commerciale. Cela peut aider le paquet à paraître officiel tout en conférant un degré de confiance et de professionnalisme au projet dans son ensemble.
Comprendre le but de la lettre
C’est souvent une bonne idée de prendre quelques instants pour réfléchir à votre questionnaire et à ses objectifs avant de vous asseoir pour rédiger votre lettre de motivation. Vous voudrez considérer pourquoi vous envoyez les questions en premier lieu, ainsi que qui les reçoit. Si tous ceux qui vont recevoir le questionnaire s’y attendent, vous pouvez supposer un peu plus de familiarité que ce qui serait approprié pour les destinataires qui sont plus ou moins aléatoires, ou qui ne vous connaissent pas nécessairement, votre entreprise ou le projet à tous.
Définir les informations de base
Une fois que vous avez réfléchi au public et à la façon dont les destinataires sont susceptibles de voir les documents, il est temps de commencer. La plupart des rédacteurs de lettres commencent par des informations très basiques, notamment la date, votre nom et votre adresse, ainsi que les coordonnées de l’entreprise qui a commandé l’enquête. Certaines entreprises rédigent leurs propres questionnaires, auquel cas cela peut bien sûr être ignoré ; dans le cas où l’enquête a été sous-traitée, cependant, l’introduction de ces détails est généralement importante dès le début. p>
Décrire le projet
En général, c’est une bonne idée d’utiliser le premier paragraphe pour vous présenter ainsi que la société commanditaire. Inclure des détails sur la philosophie et les perspectives pour aider à familiariser le bénéficiaire avec les objectifs de l’entreprise et la portée du projet. Ensuite, dans le paragraphe suivant, présentez le questionnaire lui-même. Utilisez l’espace pour expliquer les objectifs et pourquoi il a été commandé. Si l’entreprise cherche à développer de nouveaux produits, à recevoir des commentaires ou à élaborer une politique, informez-en le répondant. Il est également important de discuter de la façon dont les réponses seront utilisées et si elles resteront confidentielles.
Fournir des instructions
Le troisième paragraphe doit contenir des détails sur la façon de remplir le questionnaire et toutes les instructions pertinentes. Cela inclut tout délai de réponse, la manière dont le questionnaire peut être retourné et la nature du format du questionnaire. Si tout ou partie du questionnaire est en ligne, assurez-vous de fournir la bonne adresse Web et tous les mots de passe ou codes d’utilisateur nécessaires.
Vous voudrez probablement aussi prendre quelques phrases pour discuter du type de réponses que vous recherchez et de ce que les destinataires peuvent faire s’ils souhaitent fournir des informations ou des commentaires supplémentaires. Vous pouvez expliquer si le sondage est à choix multiples ou s’il nécessite des réponses détaillées, par exemple. À un moment donné, il est également généralement nécessaire d’indiquer que le retour du sondage constitue le consentement à utiliser les détails fournis.
Appréciation expresse
Il est courant d’utiliser le dernier paragraphe pour exprimer votre appréciation de la réponse du destinataire. Reconnaître le temps que le répondant prendra pour remplir et retourner le questionnaire est généralement une bonne idée, et s’il y a des prix ou des dessins associés aux soumissions complétées, cela peut être un bon moment pour en informer les répondants.
La plupart des gens terminent la lettre d’accompagnement du questionnaire par une conclusion telle que Sincèrement et vous devez généralement répéter votre nom et votre titre ici. Une fois terminé, vérifiez le document pour les fautes d’orthographe et de grammaire, relisez-le, préparez-le pour la distribution.