Une lettre de satisfaction client doit inclure des informations d?taill?es sur la situation et la r?solution souhait?e, qu’il s’agisse de f?liciter un employ? qui s’est surpass? ou de remplacer un produit d?fectueux. Les lettres de r?troaction de cette nature doivent ?tre concises, car le personnel peut avoir besoin d’en lire un grand nombre chaque jour. Il est ?galement important de s’assurer de fournir des informations de contact afin que l’entreprise puisse r?pondre.
Qu’une exp?rience ait ?t? positive ou n?gative, il est utile de fournir autant d’informations que possible, notamment la date, l’heure et le lieu de l’?v?nement. La lettre de satisfaction du client doit ?galement d?tailler la transaction qui a eu lieu et nommer les membres du personnel impliqu?s, si possible. Toute autre information pertinente doit ?tre incluse afin que l’entreprise ait un aper?u complet de ce qui s’est pass? et des personnes impliqu?es.
Dans le cas d’une lettre de grief o? le d?sir est de se plaindre d’un probl?me et d’obtenir une r?solution, il peut ?tre utile de discuter de ce qui a ?t? fait ? l’?poque. Une lettre de satisfaction client pourrait indiquer que le client a demand? de l’aide ? un superviseur, par exemple, ou a signal? un probl?me avec une r?paration d?fectueuse au r?parateur et n’a pas re?u de r?ponse. Si l’auteur de la lettre a contact? quelqu’un d’autre dans l’entreprise et n’a pas obtenu de r?sultat satisfaisant, cela devrait ?galement ?tre discut?.
Une fois que les informations sont pr?sent?es dans un ou deux paragraphes, l’auteur de la lettre peut inclure un paragraphe pour discuter du type de r?solution souhait?. Il peut s’agir d’un remboursement, d’un bon, d’une r?paration ou d’une autre r?solution. La lettre de satisfaction client ne doit pas ?tre d?raisonnable, mais doit pr?ciser les objectifs du client. Dans une situation o? un client souhaite une compensation suppl?mentaire, comme le remplacement d’un composant ?lectrique qui a ?chou? parce qu’un parasurtenseur ne fonctionnait pas correctement, le client doit fournir des documents tels que des re?us pour ?tayer cette r?clamation.
Lorsqu’une lettre de satisfaction client exprime le plaisir du niveau de service, il peut ?tre utile d’offrir quelques informations sur les raisons pour lesquelles le client est satisfait. Ce retour d’exp?rience peut ?tre relay? au salari?, et il peut ?galement ?tre pris en compte dans la formation des salari?s et les politiques de l’entreprise. Si, par exemple, un agent de bord a rendu un vol en avion particuli?rement agr?able, il peut ?tre utile de savoir pourquoi, de sorte que la compagnie a?rienne peut recommander que d’autres agents de bord embo?tent le pas.
? la fin de la lettre de satisfaction du client, l’?crivain peut inclure des informations de contact. Si des copies sont envoy?es ? quelqu’un d’autre, cela peut ?tre not? avec un CC : et les coordonn?es des autres destinataires. Il est conseill? de relire la lettre pour toute erreur avant de l’envoyer, et cela aide ? garder le langage neutre, car les entreprises peuvent ignorer les plaintes abusives ou agressives.
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