Une assemblée générale annuelle (AGA) est une réunion tenue une fois par an pour permettre à l’entreprise de conclure des affaires importantes telles que spécifiées dans l’ordre du jour de l’assemblée. De nombreuses entreprises sont tenues de tenir la réunion en vertu de la loi et de leur propre charte ou constitution. Les détails concernant le déroulement de la réunion sont généralement spécifiés dans les statuts de la société.
Le premier point à l’ordre du jour de l’AGA exige généralement que le conseil d’administration fasse rapport sur les progrès de l’entreprise au cours de l’année écoulée et ses perspectives d’avenir. D’autres points standards de l’ordre du jour impliquent un vote des actionnaires pour approuver les états financiers annuels et le rapport annuel de la société, pour approuver le dividende final recommandé aux actionnaires par le conseil et pour élire de nouveaux administrateurs pour toute vacance du conseil qui aurait pu survenir depuis la dernière AGA. . Les documents relatifs à ces points sont distribués aux actionnaires avant l’assemblée générale annuelle, avec son ordre du jour.
L’ordre du jour peut inclure toute question approuvée par le président, y compris les points demandés par écrit par les actionnaires individuels. L’interaction principale lors de la réunion est entre le conseil d’administration et les actionnaires. Formellement, l’AGA est un forum au cours duquel le conseil d’administration, entre autres, sollicite l’approbation des actionnaires pour des points spécifiés dans l’ordre du jour.
La participation à l’AGA est limitée au conseil et aux actionnaires, ainsi qu’à toute autre personne pouvant être invitée à l’assemblée par le président. La direction n’assiste à la réunion que sur invitation du président, mais des membres sélectionnés de la haute direction de l’entreprise sont généralement invités à y assister. Il est courant que le président et le directeur financier de la société soient invités à la réunion, ainsi que des conseillers sélectionnés de la société, des analystes en investissement et la presse financière. La réunion est généralement fermée au public.
Le président de la société préside l’assemblée générale annuelle, en présence de tous les autres administrateurs. Le secrétaire général assiste également à l’assemblée générale annuelle et prend des notes écrites à partir desquelles les délibérations et décisions principales sont consignées sous forme de procès-verbaux. Le procès-verbal est ensuite distribué aux actionnaires pour qu’ils l’approuvent comme compte rendu officiel de l’assemblée.
L’heure des questions est une partie importante de l’assemblée générale annuelle. Cela permet aux actionnaires individuels d’interroger directement le conseil d’administration. Les questions sont adressées au président, qui à son tour peut demander à d’autres de répondre.
L’assemblée générale annuelle ne peut se tenir que s’il existe une représentation adéquate des actionnaires telle que fixée par le quorum requis défini dans la charte de la société. Le quorum est généralement spécifié comme un nombre minimum d’actionnaires ainsi qu’un niveau minimum d’actionnariat pour être représentés à l’assemblée, soit en personne, soit par procuration.