Les informations que vous devez inclure sur un bon de travail, un document utilisé pour demander un travail à une autre personne ou à un service au sein d’une entreprise, varieront généralement en fonction du type de travail que vous demandez. Dans la plupart des cas, vos coordonnées, les coordonnées de la personne ou du service auquel vous envoyez le bon de travail et un numéro de suivi interne ou externe sont nécessaires. Vous devrez également inclure une description détaillée du travail demandé, y compris l’urgence de la question, où le travail est nécessaire et ce qui doit être fait. Dans certains cas, vous devrez peut-être fournir des informations sur le coût des travaux, en particulier sur quel compte les travaux doivent être facturés.
Avant de soumettre un bon de travail, vous devrez fournir des informations sur l’endroit où vous pouvez être contacté pour plus de détails sur le travail et les délais d’exécution estimés. Cela comprend généralement votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et l’emplacement physique de votre bureau. Vous devrez également inclure le nom du service auquel vous envoyez le bon de travail et, dans certains cas, le nom de la personne à laquelle le bon de travail est adressé.
Des numéros de suivi sont utilisés sur chaque demande de travail à des fins de classement et pour suivre l’avancement du travail. Dans les systèmes de bons de travail informatisés, ce numéro de suivi est souvent généré automatiquement, généralement par la date et le numéro attribués au service demandant le travail. Dans certains cas, vous devrez peut-être saisir vous-même ces informations en fonction de la politique de l’entreprise. Si votre département ou bureau utilise des numéros de suivi internes, vous devrez généralement les inclure dans le bon de travail également à des fins de suivi et de classement.
La partie principale d’un bon de travail est une description du type de travail demandé. Cela peut être un court paragraphe, principalement lorsque le travail est un projet de bureau ou concerne la technologie. Pour les travaux qui incluent du travail manuel, généralement la réparation ou l’amélioration d’un bureau ou d’un bâtiment, vous devrez peut-être inclure un croquis indiquant l’emplacement du problème. Cette information est généralement jointe à la commande plutôt qu’à l’intérieur du document lui-même.
Une date d’achèvement suggérée est souvent également incluse dans ce type de document, y compris des informations sur l’urgence de la question. Selon les politiques de votre entreprise, la date que vous incluez ici sera soit une suggestion à la personne à qui vous soumettez la commande, soit une date limite ferme. Vous devrez également inclure des informations détaillées sur l’emplacement des travaux à effectuer, le cas échéant, y compris l’adresse du bâtiment, l’étage et le numéro de la pièce. Si le travail doit être effectué sur un système ou un ordinateur, vous devrez inclure des informations sur le système ou l’ordinateur qui a besoin de travail et où se trouve l’élément.
Vous devrez peut-être également inclure un numéro de compte dans lequel le service auquel vous envoyez la commande peut facturer le coût du travail. Que cela soit nécessaire ou non dépendra de la façon dont votre entreprise gère les procédures comptables. Le travail sera probablement facturé à votre service ou, si le travail est pour un projet, au compte avec l’argent pour le projet.