L’étiquette des affaires, bien que souvent soulignée lors des séminaires et des formations, est encore trop souvent négligée par de nombreux employés. Que vous fassiez des affaires au niveau national ou international, il y a un certain nombre de règles importantes à garder à l’esprit. Certaines de ces règles d’étiquette commerciale peuvent avoir des applications différentes selon la culture avec laquelle vous avez affaire. Certains peuvent faire la différence entre une relation à long terme et des bénéfices substantiels, ou une mauvaise performance pour le trimestre.
La première règle de l’étiquette des affaires, où que vous soyez dans le monde, est d’être courtois et ponctuel. Bien qu’être courtois puisse signifier différentes choses pour différentes personnes, il est important de découvrir quels peuvent être ces points de courtoisie pour une culture particulière avec laquelle vous pourriez avoir affaire. La ponctualité, est primordiale. Ceux qui sont chroniquement en retard, ou qui sont en retard et n’en informent pas le client, peuvent trouver la relation rapidement détériorée.
En termes d’étiquette commerciale, s’assurer qu’il y a une communication ouverte et honnête est une marque de bonnes manières. Une bonne communication implique non seulement la quantité, mais la qualité. Tenez vos clients informés de ce à quoi ils peuvent s’attendre, que ce soit la première fois que vous les rencontrez ou même après l’arrivée de leur produit ou service. Cela signifie également renvoyer chaque message, même si le problème a été résolu au moment où le message vous parvient.
Pour ceux qui font des affaires à l’étranger, différentes cultures peuvent se saluer de différentes manières. Ceux qui connaissent bien l’étiquette des affaires le comprendront et seront préparés et respectueux des diverses traditions. Par exemple, même la poignée de main se fait différemment. Les Japonais ont tendance à donner une poignée de main plus légère et plus courte que la plupart des Américains. Beaucoup de ceux du Moyen-Orient peuvent offrir ce que la plupart des Américains considéreraient comme une très longue poignée de main qui dure aussi longtemps que les présentations ou les salutations sont faites.
Dans certaines cultures, il peut être d’usage de boire une boisson alcoolisée avant de parler affaires. Cela pourrait poser problème à quiconque ne boit pas. Bien qu’il soit important d’être prévenant, il faut expliquer poliment si vous ne consommez pas d’alcool. De préférence, l’étiquette des affaires peut imposer que cela soit fait à l’avance, si possible, afin d’éviter un moment gênant lors de la réunion.
Le courrier électronique a ses propres normes d’étiquette commerciale et doit être surveillé de près. L’utilisation du courrier électronique est un outil précieux dans le cours des affaires, mais il a permis ou encouragé une certaine informelle dans le protocole de communication. Il est important de traiter le courrier électronique comme une lettre commerciale. Certaines cultures peuvent trouver offensant si le ton devient trop informel. Dans d’autres cas, cela peut ne pas avoir l’air très professionnel.