L’externalisation de la paie est une pratique commerciale qui consiste à passer un contrat avec un service commercial pour gérer toutes les fonctions liées à la paie d’une entreprise. L’utilisation d’un service d’externalisation permet de gérer le processus de paie sans avoir besoin de maintenir un grand service de paie. Les prestataires de services de paie gèrent des fonctions aussi diverses que le calcul des salaires et traitements, la retenue d’impôts, la distribution des fonds retenus aux agences gouvernementales appropriées et le dépôt direct du salaire net sur les comptes bancaires des employés.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut choisir une option d’externalisation de la paie. Le plus courant est de gagner du temps et de l’argent sur la gestion des tâches financières associées à une paie. En contractant avec un fournisseur externe, il est possible de restreindre l’équipe de paie à une ou deux personnes au sein de l’entreprise. Souvent, ces deux personnes désignées sont autorisées à fournir des données de base au service de paie, qui s’occupe ensuite du reste des détails. En conséquence, personne n’a besoin de passer la majorité de la semaine de travail à calculer les salaires horaires, les impôts et à traiter divers types de problèmes de retenue à la source.
Étant donné que la plupart des services d’impartition de la paie offrent la possibilité de couper les chèques ou de déposer directement, il est possible pour chaque employé de choisir le format qu’il préfère. Lorsque des chèques sont sélectionnés, ils sont généralement envoyés par coursier au client, qui les distribue ensuite aux employés. Dans les situations où l’option de dépôt direct est sélectionnée, les employés constatent souvent que leur argent est crédité sur leur compte la veille de leur date de paie réelle, ou au début de la date de paie standard.
Un autre avantage à utiliser un service d’externalisation de la paie est que l’employeur n’a pas à se tenir au courant des changements de réglementation qui ont une incidence sur le calcul des impôts. Étant donné que le service d’externalisation met constamment à jour ses informations pour se conformer aux lois en vigueur, l’employeur n’a jamais à s’inquiéter des frais de retard et autres pénalités, en raison d’un calcul incorrect des taxes dues. À lui seul, cet avantage peut faire économiser à une grande entreprise une somme d’argent importante au cours d’une année.
L’externalisation de la paie évite également à un employeur d’avoir à faire face à des problèmes technologiques. Étant donné que la paie est traitée hors site, il n’est jamais nécessaire de mettre à niveau le logiciel de paie ou de consacrer du temps et de l’argent à des problèmes de programme ou de matériel ou à tout problème système pouvant survenir et ralentir le processus de paie. En conséquence, les employés sont toujours payés à temps et restent heureux.
Bien que l’externalisation de la paie signifie engager régulièrement une autre dépense d’entreprise, même les petites entreprises constatent souvent que l’utilisation de ce type de service permet d’économiser du temps et de l’argent chaque mois. La plupart des fournisseurs d’externalisation proposeront plusieurs plans de paie différents susceptibles d’être idéaux pour les entreprises de différentes tailles. En termes de commodité, de tenir à jour les registres de paie et de maintenir l’exactitude des retenues à la source, opter pour un service d’externalisation de la paie est tout à fait logique.