Un coordinateur de salon est responsable de la gestion de tous les aspects d’un salon professionnel généralement basé dans un centre de congrès ou un hôtel. Ce travail exige beaucoup de planification et de résolution de problèmes. Un coordinateur doit s’assurer que le lieu est préparé, que la nourriture et les boissons sont correctement gérées, que les besoins des participants et des fournisseurs sont satisfaits, que l’équipement audiovisuel est installé, que le marketing et la promotion sont gérés, et que tout respecte le budget. Cette personne supervisera fréquemment plusieurs employés qui accomplissent ces tâches.
Un salon professionnel est un rassemblement professionnel d’experts dans une industrie spécifique ; c’est l’occasion de réseauter et de voir les derniers développements dans le domaine. Dans de nombreux cas, un coordinateur de salon professionnel travaille pour un centre de congrès ou un hôtel avec un grand espace de réunion pouvant accueillir des visiteurs. Le travail initial du coordinateur est de travailler avec les organisateurs du salon pour comprendre les besoins et le budget spécifiques de l’événement. Par exemple, un salon informatique a des exigences technologiques différentes d’un salon de l’alimentation biologique, mais chacun doit répondre à des besoins spécifiques.
Les tâches du coordinateur de salon diffèrent d’un salon à l’autre, mais il existe un ensemble de responsabilités de base pour presque tous les événements. S’assurer que le lieu est préparé est crucial pour le succès d’un spectacle. Le coordinateur doit s’assurer qu’il y a suffisamment d’espace pour tous les stands, que ces stands ont l’électricité appropriée et que l’équipement audio/visuel pour les présentations est opérationnel. La nourriture et les boissons doivent également être contractées et programmées pour être au bon endroit au bon moment.
Le marketing et la promotion sont souvent gérés par les organisateurs du salon, bien qu’une partie de ce travail soit effectuée par les sponsors du salon. Un coordinateur travaille avec des imprimeurs, des graphistes, des services marketing et des professionnels des relations publiques pour faire connaître l’événement. Les organisateurs de salons ont souvent des exigences et des normes de marketing spécifiques qui doivent être respectées.
Ce travail est généralement trop lourd pour être géré par une seule personne. Un coordinateur de salon professionnel peut s’occuper personnellement de n’importe lequel de ces travaux si la situation l’exige, mais la plupart supervisent un personnel. Il est de la responsabilité du coordonnateur d’embaucher des professionnels qualifiés pour effectuer ce travail diversifié et de créer des horaires pour s’assurer qu’un spectacle est correctement doté en personnel. Jongler avec succès avec ces responsabilités variées est le plus gros travail d’un coordinateur, mais le faire si bien créera un spectacle amusant et informatif pour tous les participants.