La gestion des comptes débiteurs est un processus lié à la gestion des sommes dues à une entreprise par ses clients et autres débiteurs. Ce processus est essentiel à la survie d’une entreprise, car ces fonds sont nécessaires aux opérations de l’entreprise. En tant que tel, il s’agit de mettre en place une sorte de système bien planifié pour la gestion de l’octroi de crédit aux clients sous différentes formes, en fonction de l’activité particulière. Les détaillants peuvent utiliser l’octroi de cartes de crédit générées par les magasins et l’utilisation d’autres systèmes, tels que les mises de côté. Le travail du gestionnaire des comptes clients consiste généralement à superviser le service chargé de suivre ces fonds grâce à des fonctions pouvant inclure l’embauche de personnel et la prise de mesures proactives pour mettre en œuvre des politiques favorables.
L’une des fonctions du gestionnaire des comptes débiteurs est de s’assurer que le personnel approprié est sélectionné pour travailler dans la gestion des comptes débiteurs, y compris le développement de régimes pour la formation appropriée de ce personnel. Les types d’employés qui peuvent travailler dans le service des comptes clients comprennent des personnes comme les représentants du service à la clientèle qui seront chargés d’appeler les clients pour leur rappeler les soldes impayés ou en souffrance et pour obtenir une certaine forme d’engagement de leur part concernant le remboursement de ces fonds. Un responsable des comptes clients sera là pour répondre à toutes les questions que ces employés pourraient avoir concernant leur travail et pour les aider à résoudre les problèmes complexes qui pourraient survenir avec certains clients. Le responsable devra microgérer les employés et suivre les performances du personnel afin d’évaluer leurs performances et d’éliminer les moins performants de la main-d’œuvre.
Certains clients peuvent devenir belliqueux lorsqu’ils sont confrontés à la question de leur encours de dette, auquel cas le responsable des comptes clients sera chargé de prendre les mesures nécessaires pour calmer les situations tendues. Les autres membres du personnel gérés par le responsable des comptes clients sont ceux qui élaborent les normes d’octroi des facilités de crédit aux différents clients, y compris la revue périodique de ces politiques afin de procéder aux ajustements nécessaires pour refléter les changements dans l’environnement des affaires. Le personnel relevant du gestionnaire des comptes clients devra également conserver une partie des impayés en mettant en place et en gérant une base de données complète spécialement conçue à cet effet.