Un gestionnaire de bureau gère le flux de travail, tient des registres et supervise les employés tout en facilitant généralement le travail effectué dans un bureau. Les tâches précises exécutées peuvent dépendre d’un certain nombre de facteurs, notamment le nombre d’employés et la taille de l’entreprise. Le travail d’un chef de bureau est généralement très similaire d’un domaine à l’autre, car il n’est responsable que des autres employés, et non du travail réel effectué dans le bureau. Dans la plupart des cas, ce poste n’est pas le plus haut niveau de gestion de l’entreprise, et cet employé peut rendre compte à des cadres supérieurs ou à des propriétaires. Les petites entreprises peuvent avoir des chefs de bureau, mais ce ne sont parfois que des employés avancés qui exercent les fonctions de chef de bureau en plus de leurs propres fonctions sans aucune qualification particulière.
Un gestionnaire de bureau est généralement une personne diplômée en gestion ou en commerce. Il ou elle est généralement responsable de s’assurer que les employés travaillent de la manière la plus efficace possible et que la productivité est au plus haut niveau possible. Le chef de bureau le fait généralement en affectant le travail de manière efficace, en contactant fréquemment les employés et en tenant des registres de productivité. Ce poste est également souvent responsable du suivi des budgets, des fichiers et des dossiers des employés.
Étant donné que le gestionnaire ne fait que faciliter aux employés l’accomplissement de leur travail, il n’a pas nécessairement besoin de comprendre le travail qui se fait au bureau pour le gérer efficacement. Par exemple, une personne titulaire d’un diplôme en gestion mais n’ayant aucune expérience en informatique pourrait tout de même gérer un bureau de conception de logiciels. Même ainsi, il est souvent utile d’avoir de l’expérience dans le type de bureau dans lequel on travaille, à la fois parce que cela donne aux employés de niveau inférieur la confiance en leurs compétences et parce que cela peut aider à gérer le flux de travail.
L’une des principales responsabilités souvent confiées aux chefs de bureau est l’embauche de nouveaux employés et le licenciement des anciens. Le gestionnaire peut également être chargé de s’assurer que tous les employés sont informés des politiques de l’entreprise et qu’ils signent tous les documents juridiques nécessaires liés à l’emploi. S’assurer que le bureau est géré en pleine conformité avec les lois régissant les employés est l’une des tâches les plus importantes du directeur de bureau.
Les petites entreprises ont souvent besoin de gestion au bureau sans les ressources nécessaires pour embaucher une personne uniquement pour servir de chef de bureau. Dans ces cas, le propriétaire peut remplir la fonction d’un gestionnaire, ou un employé de haut niveau peut travailler et superviser les autres. Tous les bureaux ne nécessitent pas ce type de gestion, il existe donc des bureaux qui fonctionnent sans la supervision d’un responsable. Lorsque vous postulez pour des emplois de gestionnaire de bureau, les exigences exactes du poste sont généralement énumérées dans la description de poste. Il est important d’examiner ces exigences exactes, car chaque bureau veut quelque chose de légèrement différent d’un gestionnaire en fonction de ce qui a réussi dans le passé.