Un organisateur d’événements professionnel est un homme ou une femme qui organise, met en place et gère divers événements et réunions d’entreprise, publics et privés. Il ou elle trouve des lieux appropriés, négocie les jours, les horaires et les tarifs, et détermine le besoin de nourriture, de boissons, de tables et d’équipement. De nombreux organisateurs d’événements assistent en fait aux conventions, réunions ou concerts qu’ils organisent afin de s’assurer que tous les besoins des participants sont satisfaits. Un professionnel peut être employé par une société de planification, un comité interne d’une entreprise ou diriger une entreprise indépendante.
Il faut consacrer beaucoup de temps et d’efforts à la planification d’un grand événement. De nombreuses entreprises, agences gouvernementales et organisations n’ont tout simplement pas le temps, l’expérience et les ressources nécessaires pour organiser une réunion de qualité. Un organisateur d’événements professionnel peut soulager le stress des clients et des entreprises en assumant toutes les tâches liées à la planification et à l’exécution d’une convention. On lui donne généralement une idée de base de ce qu’est un événement, y compris pourquoi il a lieu, des informations sur le budget et le nombre de personnes qui seront présentes. L’organisateur d’événements recherche ensuite les meilleurs lieux, négocie les tarifs et établit les dates et les heures.
Selon le type de rassemblement, un organisateur d’événements professionnel peut avoir besoin d’organiser des services de restauration, des divertissements ou des équipements spéciaux tels que des microphones, des magnétoscopes et des projecteurs pour les séminaires et les conférences. Une fois que tout a été planifié, l’organisateur d’événements supervise l’agencement des chaises, des tables et des décorations et gère les autres tâches préparatoires sur place. Il ou elle assiste souvent à des événements, s’assurant que la nourriture et les rafraîchissements ne manquent pas et que leurs clients sont satisfaits de leur travail.
De nombreux planificateurs d’événements travaillent pour de grandes entreprises de planification, où ils sont généralement désignés pour des tâches spécifiques, telles que l’établissement de tarifs ou la recherche d’emplacements appropriés. Cependant, un organisateur d’événements professionnel indépendant assume souvent toutes les tâches impliquées, y compris la promotion, le marketing, le financement et la supervision des événements. Le travail peut être mouvementé, bien qu’un professionnel expérimenté prenne toutes les précautions et les étapes préparatoires nécessaires pour s’assurer que les choses se passent bien.
Il n’y a pas d’exigences définies pour devenir un organisateur d’événements professionnel, bien que de nombreuses personnes détiennent un diplôme d’associé ou un baccalauréat en gestion d’entreprise, en relations publiques, en communication ou en finance. De nombreuses organisations nationales proposent des adhésions et des tests de certification volontaires pour les organisateurs d’événements, qui peuvent aider un professionnel à améliorer ses références et ses chances de trouver un emploi. La certification est particulièrement importante pour les planificateurs indépendants, afin que les clients puissent être assurés qu’ils font affaire avec des professionnels.