Une réceptionniste à domicile est une personne qui répond au téléphone et effectue d’autres activités liées aux affaires pour une ou plusieurs entreprises dans le confort de sa propre résidence. Également appelées réceptionnistes virtuelles, ces assistantes administratives à domicile sont les plus appropriées pour les entreprises qui n’ont pas besoin de bureaux privés pour mener leurs activités quotidiennes, comme certains vendeurs, entraîneurs personnels, agents immobiliers ou enquêteurs privés, par exemple. L’utilisation d’une réceptionniste à domicile est un moyen économique pour une entreprise de donner l’impression d’avoir un bureau séparé et donc de paraître plus établie ou plus grande qu’elle ne l’est en réalité. De plus, laisser un message à une personne en direct agréable et serviable – par opposition à l’enregistrement d’une plainte ou d’une demande sur la messagerie vocale – peut aider à augmenter ou à conserver la satisfaction des clients. Une réceptionniste à domicile ne répond donc pas seulement aux appels téléphoniques au nom de l’entreprise, elle fournit également une interaction amicale avec les clients et mène certaines activités liées aux affaires.
Les réceptionnistes en général sont chargés de donner la première impression au public d’une entreprise, et leur comportement professionnel peut donc être très important. L’utilisation par une entreprise d’une réceptionniste à domicile – par opposition à un service de réponse téléphonique plus bruyant – est destinée à donner aux clients trois impressions distinctes. Premièrement, qu’ils ont atteint un bureau calme, compétent et établi. Deuxièmement, que la personne qu’ils recherchent est malheureusement occupée en ce moment. Enfin, la réceptionniste souligne l’importance des appels des clients en prenant des messages détaillés, si nécessaire, et en promettant un retour d’appel rapide.
Avec l’utilisation du courrier électronique, d’un téléphone intelligent ou d’un calendrier en ligne, un réceptionniste à domicile peut également être capable de planifier, d’annuler ou de reprogrammer des rendez-vous pour les clients avec une notification immédiate au propriétaire de l’entreprise pour lequel ils travaillent. Non seulement cela renforce l’impression qu’il existe, en fait, un bureau physique, mais quelque chose a effectivement été accompli au-delà d’un simple échange de messages. Selon l’étendue des services achetés auprès de l’entreprise de réceptionniste à domicile, la correspondance ou les factures peuvent également être dactylographiées, imprimées et postées. Une réceptionniste à domicile peut également établir des relations commerciales précieuses avec des clients de longue date en rappelant les préférences ou les détails de leurs commandes.
En tant que domaine de carrière, les opportunités pour les réceptionnistes aux États-Unis continueront de croître au cours des prochaines années. La croissance des postes virtuels en tant que partie de ce domaine n’est pas certaine, bien que l’utilisation croissante de la technologie et l’accent mis sur les économies de coûts signifient probablement que les postes à domicile augmenteront également. À l’heure actuelle, les statistiques sur le taux d’utilisation des réceptionnistes à domicile par rapport aux réceptionnistes au bureau ne sont pas disponibles.