Il existe trois types de formulaires de proposition utilisés dans les opérations commerciales standard: les achats, les projets et les ventes. Tous ces formulaires remplissent la même fonction de base, fournissant aux utilisateurs une méthode structurée de collecte des informations nécessaires à la prise de décision. La conception réelle des formulaires de proposition varie en fonction du processus opérationnel réel suivi dans chaque organisation. De nombreuses entreprises stationnaires fournissent des modèles de formulaires qui peuvent être un excellent endroit pour entamer des discussions au sein de l’entreprise ou de l’organisation.
Un formulaire de proposition d’achat est souvent utilisé dans les grandes organisations pour suivre les demandes d’achat qui dépassent une valeur monétaire spécifique ou font partie d’un type de produit spécifique. Il existe deux sous-types de formulaires de proposition d’approvisionnement : les projets soumis à appel d’offres et les demandes d’équipement. Les spécifications détaillées du projet sont incluses dans la demande de proposition. Dans de nombreuses entreprises, les formulaires de proposition sont utilisés pour fournir la même structure à tous les projets d’appel d’offres. Ceci est très important, car toute information fournie à une partie et pas à d’autres fournit un avantage injuste.
Un formulaire de proposition de demande d’équipement est souvent utilisé dans les entreprises centralisées. L’utilisateur de l’équipement ou le responsable du service remplit le formulaire et le soumet au service des achats. Sur le formulaire, l’utilisateur fournirait ses coordonnées, la spécification détaillée de l’article requis, la raison d’être de l’entreprise et le budget. La plupart des formulaires de proposition ont des cases de signature pour s’assurer que toutes les demandes sont correctement examinées et approuvées avant d’être soumises à l’achat.
De nombreuses entreprises d’ingénierie ou de technologie de l’information disposent d’un bureau de gestion de projet centralisé. Un formulaire de proposition de projet est utilisé pour gérer les demandes des utilisateurs, structurer la collecte de données et garantir que toutes les demandes des utilisateurs ont suivi le même flux de travail d’approbation. Tous les projets doivent avoir un sponsor, un service impacté ou un processus métier. Les formulaires de proposition de projet comprennent la documentation du défi commercial et du résultat final souhaité du projet. Dans la mesure du possible, le personnel doit fournir une estimation du coût du projet, un calendrier et des économies d’efficacité ou d’argent.
Les formulaires de proposition de vente sont utilisés par le personnel de vente interentreprises pendant le processus d’appel d’offres. Un formulaire de proposition de vente comprend la description du produit, le coût, les coûts d’installation ou de service et le délai de livraison. Les détails fournis sur la proposition de vente constituent la base d’évaluation par le client. Toutes les informations pertinentes doivent être incluses afin que le client puisse comparer les détails de l’offre de vente aux autres propositions qu’il a reçues.
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