Les lettres de mission sont des outils très courants qui agissent comme des contrats de services entre groupes. Les fiscalistes, les avocats et d’autres professions axées sur les services fournissent ces documents aux clients. Les spécificités de chaque lettre de mission sont différentes, mais elles comprennent généralement quatre parties distinctes du contrat.
La première partie des lettres de mission traite toujours des services fournis au client. Selon l’émetteur de la lettre, elle peut prescrire n’importe quoi, d’un comptable effectuant un audit des comptes spécifiques d’un client à quelque chose de plus ouvert, tel qu’un contrat de mandat d’avocat. Cette partie de la lettre détaille normalement également les responsabilités spécifiques, telles que les tâches que l’auditeur effectuera et les résultats ou rapports qui seront fournis au client, le cas échéant.
La deuxième partie des lettres de mission traite généralement des mises en garde spécifiques aux responsabilités et aux services fournis. C’est là que l’émetteur de la lettre explique les éventuelles contraintes d’exécution des travaux et quelles en seront les conséquences possibles. Par exemple, un cabinet comptable déclare qu’il a besoin d’accéder aux dossiers pendant une durée déterminée ou qu’il ne peut garantir la livraison de son audit. Le délai de livraison de ces services, appelé délai, est également abordé dans cette section. Il clarifie les attentes en matière de temps pour les deux parties et reconnaît que le non-respect de ce délai constitue une rupture du contrat.
L’assistance aux clients est clairement répertoriée dans la troisième section de la plupart des lettres de mission. Cette section vise à indiquer quelle aide, le cas échéant, le client est censé fournir à l’émetteur de la lettre. Cela englobe de nombreuses tâches, mais fait généralement référence à la rédaction de documents ou à l’ouverture de comptes. Cette section indique généralement que des frais seront ajoutés si le client ne s’acquitte pas de ces responsabilités. C’est également la partie de la lettre qui s’adresse à tous les entrepreneurs externes qui seront nécessaires, comme un évaluateur qui déterminera la valeur des actifs du client pour un cabinet d’avocats qui s’occupe du divorce du client.
Enfin, une clause de non-responsabilité indiquant l’intention de l’émetteur d’exercer ses fonctions au mieux de ses capacités fait partie intégrante de la quatrième section. Les frais pour ce service sont également indiqués. À la fin de la lettre de mission, toutes les parties impliquées signeront et dateront les documents pour compléter le contrat.