Les secr?taires modernes sont souvent le ciment qui maintient un bureau ou une organisation ensemble en s’assurant que les membres du personnel et les clients sont au bon endroit au bon moment et qu’ils disposent des documents et des informations n?cessaires. Les comp?tences du secr?taire vont de la prise de rendez-vous et de la mise en place des salles de r?union ? la pr?paration des documents juridiques. Le type et la taille de l’entreprise dans laquelle travaille une secr?taire dicteront souvent les comp?tences requises?; Cependant, il existe certaines comp?tences de base en secr?tariat que toutes les secr?taires devraient ma?triser, notamment la dactylographie, la planification et les comp?tences t?l?phoniques.
Des comp?tences de communication de premier ordre sont essentielles pour les secr?taires. Il est important que les secr?taires soient en mesure de communiquer clairement et de partager des informations avec les clients et les coll?gues de diverses mani?res, notamment au t?l?phone, dans des documents ?crits et lors de pr?sentations. Les secr?taires orchestrent souvent les ?v?nements de la journ?e pour un patron ou un service, y compris la planification des r?unions et la fourniture des documents requis aux personnes assistant aux r?unions. Des comp?tences cr?atives en r?solution de probl?mes sont ?galement essentielles, car les secr?taires sont confront?es ? une vari?t? de t?ches chaque jour.
En plus des t?ches de bureau courantes, les comp?tences de secr?taire devraient ?galement inclure la planification d’?v?nements. Les grandes r?unions sont souvent organis?es hors site, comme dans un centre de conf?rence ou une salle de r?union d’h?tel. En plus de r?server un espace de r?union et de fournir des indications ? toutes les parties pour s’y rendre, une secr?taire est souvent charg?e d’organiser l’h?bergement pour la nuit, la location de voitures et les navettes a?roport pour les participants. La commande de collations, de repas et de boissons pour les invit?s tout au long de la r?union incombe ?galement souvent ? une secr?taire, tout comme la garantie que la salle est correctement am?nag?e et offre les connexions technologiques appropri?es.
La capacit? d’utiliser une grammaire, une ponctuation et une orthographe correctes est essentielle pour pr?parer des documents, des pr?sentations et de la correspondance. Les comp?tences de secr?taire devraient ?galement inclure la capacit? de relire efficacement le travail afin de cr?er des documents sans erreur. Certains postes sp?cialis?s, tels que les secr?taires juridiques et m?dicales, doivent ?galement avoir une compr?hension approfondie des termes utilis?s dans ces professions. La capacit? de cr?er une vari?t? de graphiques visuels pour une utilisation en ligne, des documents et des pr?sentations de groupe est une autre comp?tence g?n?ralement requise des secr?taires.
La ma?trise de la technologie est requise pour presque tous les postes de secr?taire. Les comp?tences du secr?taire doivent inclure des capacit?s avanc?es de messagerie, notamment le travail avec des pi?ces jointes, des d?pliants et des photos cr??s avec une vari?t? de logiciels. De nombreuses secr?taires travaillent en d?placement, il est donc indispensable de ma?triser les derni?res comp?tences en communication sans fil. Les documents et les photos doivent souvent ?tre modifi?s et partag?s, il est donc essentiel de pouvoir travailler avec une vari?t? de programmes informatiques.