Les conditions de paiement sont des conditions entourant le paiement d’une vente, fournissant un délai dans lequel un client peut payer sans pénalités de retard ni frais supplémentaires. Si le client paie plus tôt, cela peut donner accès à une remise. Les retards de paiement sont soumis à des frais de pénalité, et si le client paie extrêmement tard ou paie en retard à plusieurs reprises, le vendeur peut modifier les conditions de paiement, obligeant le client à payer plus tôt. Ces conditions font partie du contrat que les acheteurs et les vendeurs signent au début d’un accord commercial, pour s’assurer que tout le monde comprend les attentes entourant l’accord.
Certaines conditions de paiement exigent de l’argent à l’avance. Ceci est courant avec les nouveaux clients, car le vendeur n’a pas de relation commerciale établie. Les consommateurs qui commandent des produits paient souvent à l’avance également. Les vendeurs peuvent également demander le paiement à la livraison. Lorsque les marchandises arrivent, l’acheteur doit fournir le paiement. Les expéditeurs collectent les paiements contre remboursement et peuvent retenir l’expédition jusqu’à ce que le paiement arrive.
Plus communément, les modalités de paiement offrent des options de crédit. Les conditions de 30, 60 ou 90 jours sont courantes, permettant aux clients de payer dans ces délais sans pénalité. Certains offrent un rabais incitatif; si un client paie dans les 10 premiers jours, par exemple, il peut y avoir un prix réduit. Certaines factures fournissent des informations sur le montant que les clients paieront en frais de retard s’ils soumettent des paiements en retard ; la facture peut avoir des champs séparés pour les paiements envoyés dans un délai d’un et de 30 jours, 31 et 60, et ainsi de suite.
Les conditions de paiement sont susceptibles de changer entre les contrats. Les vendeurs peuvent décider de modifier les conditions dans l’ensemble de l’entreprise pour diverses raisons, en s’attendant à ce que tous les clients adhèrent aux nouvelles directives. Ils peuvent émettre un avis pour alerter les clients à long terme du changement afin qu’ils puissent ajuster leurs pratiques comptables. Les vendeurs individuels peuvent également faire face à des changements dans les conditions de paiement en fonction de leur comportement passé avec l’entreprise. Les clients qui paient toujours rapidement à l’avance ou à la livraison peuvent recevoir une offre de crédit. Inversement, si les paiements sont systématiquement en retard, les conditions de paiement peuvent changer en contre-remboursement ou en prépaiement pour protéger le vendeur des risques.
Il est important d’examiner attentivement les conditions de paiement et de prendre note de leur date d’effet. Habituellement, la date sur la facture marque le moment où l’horloge commence à tourner. Si les clients reçoivent des factures en retard, ils doivent contacter le vendeur pour discuter de la situation. La facturation électronique a considérablement réduit le risque de retards de courrier et rend plus difficile pour les acheteurs de prétendre qu’ils n’ont reçu une facture qu’à la date d’échéance ou presque.