Les directives de dépôt de l’UCC sont des règles spécifiques pour remplir et soumettre les formulaires UCC au secrétaire d’État. Ils fournissent des instructions sur la façon de remplir les sections des formulaires qui concernent le nom du débiteur de l’individu ou de l’organisation, le nom de la partie garantie et la garantie. Les directives sont généralement dérivées de l’article 9 du Uniform Commercial Code, et certaines directives sont légèrement modifiées pour répondre aux besoins de dépôt en ligne et par courrier de l’État. Chaque État exige que les particuliers et les entreprises soumettent des formulaires UCC code 1 ou UCC code 9 conformes à ces directives, faute de quoi ces formulaires sont souvent rejetés. Les formulaires sont fournis par l’État où la personne souhaite soumettre un dépôt UCC, mais l’Association internationale des administrateurs commerciaux (IACA) propose également des formulaires nationaux que la plupart des États acceptent.
Le nom de l’organisation ou de la personne doit être le nom légal complet exact afin de répondre aux exigences des directives de dépôt de l’UCC. La raison en est que le débiteur peut être confondu avec une autre dette, ce qui éliminera l’efficacité du dépôt UCC. Le numéro de sécurité sociale du débiteur n’est requis que pour certains types de privilèges, et donc une confusion des débiteurs peut se produire si le nom n’est pas déposé correctement. Le but du dépôt UCC est pour le créancier d’informer le public d’une sûreté sur la garantie du débiteur. Il a souvent l’effet d’un privilège, bien que le créancier doive parfaire le privilège séparément.
Le nom du créancier garanti est le nom légal du créancier. Il peut également s’agir du nom du cessionnaire, qui est la personne ou l’organisation à laquelle le créancier transfère la sûreté. Lorsqu’un nouveau créancier achète le prêt garanti de l’ancien titre, le transfert du prêt est souvent appelé cession. Le nouveau créancier devient le cessionnaire, et les directives de dépôt UCC qui se rapportent à la partie garantie s’appliquent également au cessionnaire.
L’un des aspects les plus importants des formulaires est la liste des garanties du débiteur. La garantie est le bien personnel que le débiteur utilise pour garantir le prêt, et il ne peut pas le vendre, le transférer ou s’en débarrasser parce que le créancier y a un intérêt. Les directives de dépôt UCC pour la liste des garanties sont souvent simples. Le débiteur ne doit énumérer que les garanties et non les informations superflues, et il doit inclure une brève description de chaque élément. Par exemple, le créancier ne devrait pas utiliser cette section du formulaire pour énumérer le nom et les adresses du cessionnaire pour chacun des éléments. Ces informations ne sont pas enregistrées dans les archives publiques et ne sont souvent pas consultables par le public.