La rédaction d’offres est un élément nécessaire à la survie et à l’existence de nombreuses entreprises. Les entreprises doivent remporter des offres pour rester en activité, et les propositions d’offres sont faites par la rédaction d’offres. Les sources de financement auprès desquelles les offres sont sollicitées sont limitées, ce qui rend une bonne offre écrite indispensable. L’obtention de ces fonds pour une entreprise est également un processus difficile et compétitif, car toutes les entreprises ont besoin d’argent à un moment ou à un autre.
La rédaction d’offres est une compétence qui peut être affinée et renforcée avec le temps et la pratique. Certaines entreprises ont leurs propres rédacteurs d’offres au sein de l’entreprise, tandis que d’autres utilisent des services qui rédigent des offres, des demandes de propositions et des modèles d’offres. La demande de proposition (RFP) est un document qui fait partie du processus d’appel d’offres utilisé pour soumettre une proposition pour un service spécifique. Un modèle de demande de proposition est généralement similaire à un modèle d’offre ou à un modèle de proposition générale. Il s’agit de formats de base que le rédacteur d’offres peut utiliser comme point de départ et à partir de là adapter le style d’écriture et le langage à l’entreprise qu’il représente.
Comme la rédaction des offres doit généralement être effectuée dans des délais serrés pour obtenir les fonds nécessaires, les entreprises se tournent souvent vers les services de rédaction pour rédiger les offres à leur place. Ces services comprendront souvent une consultation en matière d’offres, un questionnaire de pré-qualification, l’appel d’offres, une soumission d’appel d’offres (ITT), la relecture, l’édition, la recherche, la préparation de tous les documents et la formation à la présentation. Parfois, l’entreprise doit présenter son offre devant le groupe fournissant le financement. L’organisation qui s’occupe de la rédaction de l’offre est souvent disposée à offrir des sessions de formation à l’entreprise sur les meilleures tactiques et stratégies à utiliser lors de la présentation de l’offre.
Avant de pouvoir rédiger une offre, une entreprise doit rassembler tous ses dossiers et données financiers, y compris les déclarations fiscales et les informations sur la paie. Un formulaire d’offre et une feuille de proposition d’offre doivent également être obtenus, qui décrivent toutes les règles à suivre dans l’offre. La personne ou l’organisme qui rédige l’offre doit également tenir compte des rapports d’inspection. Souvent, les offres ne seront même pas considérées à moins que l’offre ne contienne un rapport d’inspection approprié du bâtiment ou du bureau d’où l’offre est émise.
Tous les termes de l’offre doivent être décrits explicitement dans le document puisque la correspondance verbale n’est pas toujours honorée. Le meilleur conseil pour la rédaction d’une offre est de s’en occuper tôt. N’attendez pas que la date limite approche car l’offre sera précipitée et les évaluateurs s’en apercevront. Les offres doivent être bien planifiées ; ceci est souvent mieux accompli par l’utilisation d’un plan avant que l’écriture ait lieu. Assurez-vous que l’écriture est convaincante et attrayante, car les offres les plus réussies attirent immédiatement l’attention des lecteurs.