Les politiques et procédures sont des outils structurels qui déterminent comment une entreprise fonctionne et comment elle atteint ses objectifs. Les politiques servent de lignes directrices en déterminant ce qu’une entreprise fera et ne fera pas. Les procédures sont les méthodes utilisées pour accomplir les actes qu’une entreprise s’engage et qu’elle utilise pour empêcher les violations des règles qu’elle a établies. Ces outils sont généralement des atouts pour une entreprise, mais ils peuvent constituer des inconvénients dans certaines situations où une flexibilité immédiate est nécessaire.
Pour simplifier les choses, les politiques peuvent être considérées comme les limites d’une entreprise. Les politiques offrent aux entreprises un moyen de confirmer leur identité et de donner corps à leurs objectifs. Les individus peuvent utiliser ces lignes directrices pour développer des attentes réalistes d’une organisation.
Les procédures peuvent être considérées comme les véhicules utilisés pour rester dans les limites. Ces outils sont utilisés pour exiger et dicter des actions et des décisions. Les organisations ont généralement des politiques et des procédures concernant tous les aspects de leurs affaires. Cela peut inclure l’embauche, les relations avec la clientèle et la comptabilité. Ensemble, les politiques et les procédures profitent aux entreprises car elles offrent un moyen d’uniformité.
Sans ces outils, il serait difficile, voire impossible, de s’assurer que tout le monde dans une grande organisation gère les mêmes situations de la même manière. Ce manque d’assurance pourrait amener une entreprise à faire face à un large éventail de problèmes, notamment des problèmes juridiques, un manque de confiance des clients et un échec. Bien que la structure fournie par ces outils soit généralement bénéfique, il existe des cas où les politiques et procédures peuvent avoir des effets négatifs.
Comme ces outils sont destinés à fournir une structure, ils éliminent souvent la flexibilité. Parfois, des situations spéciales peuvent survenir qu’il est préférable de gérer contrairement à la pratique normale. Il se peut qu’il n’y ait pas assez de temps pour suivre le processus adéquat afin d’obtenir l’autorisation nécessaire pour s’écarter d’une politique ou d’une procédure qui entrave le traitement optimal d’une situation. Par souci de conformité, ces problèmes peuvent donc être mal traités.
Les politiques et procédures d’une entreprise sont souvent publiées. Ceux-ci peuvent tous être situés dans un seul document, ou ils peuvent être divisés en divers documents qui sont utilisés par les personnes auxquelles ils se rapportent. Par exemple, les politiques et procédures qui concernent les travailleurs peuvent se trouver dans un manuel de l’employé, tandis que les pratiques comptables peuvent être répertoriées dans un manuel de relations avec les investisseurs. Dans tous les cas, ces informations ont tendance à être largement accessibles aux membres du personnel et au public.
Bien que les politiques et procédures soient choisies par chaque entreprise et qu’elles puissent ne pas être des lois en soi, elles peuvent avoir des implications juridiques. Si une entreprise viole les conditions qu’elle a énoncées pour guider ses actions, elle peut être poursuivie pour rupture de contrat. Cela peut se produire même si la partie qui intente le procès n’a aucun antécédent d’affiliation avec l’entreprise. Par exemple, un candidat peut poursuivre une entreprise pour avoir enfreint sa politique d’embauche.
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