Une facture nécessite plusieurs parties pour être précise et professionnelle. Tout d’abord, le mot « facture » doit être placé en gros caractères dans la partie centrale supérieure du papier.
En dessous et à gauche, le nom et les coordonnées de l’entreprise ou de la personne facturée doivent être indiqués. Cela inclut l’adresse postale si la facture doit être envoyée par la poste. Si le document est créé pour un travail indépendant, cependant, une adresse postale peut ne pas être nécessaire ou même connue. Dans ce cas, l’adresse e-mail ou toute autre information de contact pertinente doit être indiquée.
Sous le nom et les coordonnées de la personne ou de l’entreprise facturée, la facture doit inclure le nom et les coordonnées de l’entreprise qui effectue la facturation. Cela garantit que le client ou le client dispose des informations nécessaires pour envoyer le paiement. Encore une fois, si le travail est terminé en tant que travail indépendant et que le paiement sera traité en ligne, les informations de paiement en ligne doivent être incluses dans cette partie.
La facture doit également contenir des informations expliquant à quoi sert la facture. S’il s’agit de produits, par exemple, il doit inclure une liste des articles que le client a achetés. Si la facture concerne des services, le document doit énumérer les services qui ont été rendus et dans quelles conditions.
Si les services étaient destinés à un projet et que le montant du paiement était un montant forfaitaire convenu au préalable, cela devrait être indiqué sur la facture. Si, par contre, l’arrangement était un tarif horaire, le nombre d’heures facturées devrait être inclus. Il peut également être utile d’indiquer les dates auxquelles les services ont été rendus. En bas, le montant total dû pour les services ou les produits doit être indiqué. Cette partie doit être clairement indiquée comme le montant total dû afin d’éviter toute confusion.
Afin d’aider à garder une trace des factures et d’aider le client ou le client à garder une trace de ce qu’il a payé, le document doit également avoir un numéro. Ce numéro doit être dans le coin supérieur droit. La date d’envoi de la facture doit également être indiquée à côté de ce numéro.