Les entreprises choisissent souvent d’utiliser des services de transcription pour préparer des transcriptions écrites de réunions importantes. Plusieurs facteurs peuvent avoir une incidence sur le coût d’utilisation de ce type de service, notamment la durée de la réunion, le format requis pour la transcription et le délai dans lequel la transcription doit être terminée et soumise. Le prix de la transcription variant quelque peu d’un fournisseur à l’autre, c’est souvent un bon idéal pour obtenir des devis de plusieurs services différents et comparer la gamme d’options et les conditions de paiement avant de s’installer sur un seul fournisseur.
L’une des premières considérations relatives à la tarification de la transcription est la durée de la réunion elle-même. Il existe plusieurs structures tarifaires utilisées pour ces types de services. Certains fournisseurs utilisent un format qui demande un tarif forfaitaire par minute basé sur la durée réelle de la réunion, tandis que d’autres peuvent facturer un tarif fixe pour les 30 premières minutes à une heure, puis appliquer une structure tarifaire différente pour le temps restant. Cela signifie que les clients doivent prendre le temps de calculer le coût approximatif en fonction de la durée de la réunion elle-même, en utilisant la formule fournie par le transcripteur.
Une autre considération importante avec la tarification de la transcription est le format dans lequel la transcription sera livrée. Aujourd’hui, il n’est pas rare qu’une copie électronique soit préparée, en utilisant l’un des différents choix en termes de format de traitement de texte. Le document peut facilement être envoyé au client par e-mail, ou il peut être téléchargé sur un site sécurisé où le client peut facilement récupérer la transcription. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer si le client exige que la transcription remplie soit chargée sur un CD-R et qu’une ou plusieurs copies soient envoyées par la poste à divers contacts au sein de l’organisation du client. En règle générale, des frais sont associés à la préparation, à l’expédition et à la manutention pour chacun des CDR produits à cette fin.
D’autres problèmes peuvent également avoir un impact sur le prix de la transcription. La demande d’un traitement prioritaire de la transcription, dans laquelle un client souhaite que la transcription soit complétée et renvoyée dans un délai plus court, entraînera probablement des frais supplémentaires d’un certain type. Des difficultés inhabituelles qui entravent le processus de transcription, comme un enregistrement audio de mauvaise qualité de la réunion, peuvent également signifier l’évaluation de frais supplémentaires. La plupart des fournisseurs de services incluront une liste des prix de transcription supplémentaires pour divers services et demandes qui ne sont pas inclus dans le prix de base du travail. L’examen de ces coûts supplémentaires et la prise en compte de ces coûts supplémentaires faciliteront beaucoup la comparaison du coût global d’utilisation de divers services et permettront au client de choisir celui qui est le plus rentable.