Des registres simples sont utilisés dans les entreprises pour suivre et documenter les entrées et les sorties de trésorerie. Les grands livres généraux séparent les soldes des comptes d’actif et de passif en débits et crédits. Les sous-grands livres détaillent les transactions qui affectent directement un solde de compte, comme les comptes clients. Les grands livres sont parfois appelés comptes en T, car toutes les transactions qui affectent les soldes débiteurs doivent s’équilibrer ou égaler les transactions qui affectent les soldes créditeurs.
Les teneurs de livres et les comptables documentent les dépenses d’une entreprise et les paiements qu’elle reçoit au moyen d’une série d’écritures de journal. Par exemple, si une entreprise achète des stocks à crédit, une écriture de débit sera effectuée au montant de l’achat de stocks. Une écriture de crédit correspondante sera effectuée pour le même montant qui indique qu’un solde est dû sur une facture ou une marge de crédit. Ces montants sont éventuellement utilisés pour calculer le solde de clôture d’un compte, qui peut ensuite être transféré à l’un des types de grands livres simples.
Le terme compte-t est utilisé pour décrire le processus de tri des transactions de débit et de crédit. Le nom est dérivé de la façon dont les transactions sont représentées: une ligne ressemblant à la lettre «t» est dessinée sur papier, avec les montants débiteurs enregistrés à droite et les montants créditeurs enregistrés à gauche. Chaque transaction contient à la fois un débit et un crédit dans un sous-grand livre. Par exemple, un paiement effectué sur une facture entraînerait un débit ou une diminution du compte de caisse et un crédit, ou une augmentation, du compte des comptes fournisseurs.
Pour les groupes de transactions qui sont liés les uns aux autres, un livre auxiliaire est créé. Les livres auxiliaires sont un moyen de simplifier les états financiers d’une entreprise. Ils indiquent si le solde d’un compte a augmenté ou diminué au cours d’une période comptable, qui peut généralement s’étendre sur trois mois, six mois ou un an. Par exemple, dans le cas des comptes débiteurs, le montant du solde peut indiquer si une entreprise rencontre des problèmes pour recouvrer les sommes dues sur des stocks déjà vendus.
Les soldes de clôture des sous-grands livres sont transférés dans les grands livres. Ces types de registres simples sont un résumé des origines de l’ensemble des soldes débiteurs et créditeurs d’une entreprise. Le grand livre général ne donne pas de détails sur les soldes des comptes. Par exemple, le compte «ventes» sera répertorié comme un solde unique et correspond au total de toutes les ventes générées par l’entreprise pour cette période comptable.
Les grands livres sont également appelés « écriture finale ». Les grands livres simples contiennent les valeurs qui seront utilisées pour créer le bilan, le compte de résultat et l’état des flux de trésorerie d’une entreprise. Une tenue minutieuse des registres dans des grands livres simples peut être particulièrement utile lorsque vient le temps de dresser un bilan, car les actifs d’une entreprise doivent être égaux à ses passifs plus les capitaux propres de ses actionnaires.