Dans les milieux d’affaires typiques, la plupart des secrétaires de bureau effectuent les mêmes tâches administratives de base. Dans certains types de bureaux, cependant, les secrétaires peuvent se spécialiser dans un domaine particulier et avoir des responsabilités uniques. Certains exemples incluent les secrétaires de direction ainsi que les secrétaires qui travaillent dans les domaines juridique, médical et financier ; ces postes nécessitent souvent une formation ou une expérience supplémentaire au-delà de l’exécution de tâches administratives standard. Les assistants virtuels, dont la plupart travaillent à distance dans un bureau séparé ou à l’extérieur de leur domicile, sont une autre catégorie de secrétaires qui sont devenues courantes sur le lieu de travail moderne.
Traditionnellement, un secrétaire de bureau est la personne responsable de la gestion du travail administratif pour une organisation, telle qu’une agence, une société ou une école. Il ou elle peut, par exemple, gérer les communications internes et externes, planifier des événements et des rendez-vous, maintenir des bases de données ou d’autres systèmes de tenue de dossiers et s’assurer que les activités du bureau se déroulent sans heurts et efficacement. Les secrétaires maîtrisent généralement la technologie, l’utilisation de téléphones, de télécopieurs, d’ordinateurs et d’autres équipements de bureau.
Un secrétaire exécutif est souvent l’assistant du chef d’une organisation particulière ou d’un département au sein d’une entreprise. Par exemple, un directeur à but non lucratif peut avoir un secrétaire exécutif, qui peut ensuite superviser les membres du personnel de secrétariat qui effectuent des tâches administratives de routine. Son rôle comprend souvent la coordination du flux de travail du bureau et la délégation des responsabilités administratives à d’autres employés.
Les secrétaires juridiques, généralement supervisés par un avocat ou un parajuriste, effectuent généralement des tâches administratives liées aux procédures judiciaires. Par rapport à d’autres types de secrétaires, leur travail pourrait se concentrer davantage sur la recherche. D’autres responsabilités quotidiennes peuvent inclure la préparation de documents juridiques et la planification de réunions avec des clients et d’autres avocats.
Une secrétaire médicale a normalement des connaissances spécialisées liées à la médecine ou à l’assurance maladie. Il ou elle peut travailler dans un cabinet médical, une clinique ou un hôpital, et est souvent responsable de la planification des rendez-vous et de la tenue des dossiers des patients. Le poste nécessite généralement des connaissances financières afin de mener à bien les procédures de facturation. Comme une secrétaire juridique, une secrétaire médicale peut également effectuer des recherches. De plus, il peut être affecté à un professionnel de la santé en particulier, l’assister dans la rédaction de rapports et d’articles de revues ou dans la préparation de conférences.
Un secrétaire financier est un professionnel qui travaille souvent pour une église ou une autre organisation qui nécessite un suivi minutieux des fonds entrants et sortants. Dans certains cas, le rôle de secrétaire financier n’est pas un poste rémunéré, mais plutôt un siège bénévole que quelqu’un occupe au sein d’un conseil d’administration ou d’un groupe de personnes apparenté. Il ou elle suit normalement les données financières et peut être responsable de la gestion réelle des fonds.
Les assistants virtuels sont généralement des pigistes qui travaillent à domicile ou ailleurs qu’un bureau traditionnel. Ils dépendent fortement de la technologie puisque la plupart de leur travail se fait par ordinateur, fax et téléphone. Leurs domaines d’expertise particuliers peuvent varier. Certains agissent en tant qu’assistants personnels de leurs superviseurs, planifiant des missions et exécutant d’autres tâches de bureau. D’autres peuvent se spécialiser dans certains domaines tels que la finance, la comptabilité ou la transcription juridique ou médicale.