Les logiciels de découverte électronique sont généralement conditionnés et commercialisés contenant plusieurs types d’aides à la découverte électroniques, toutes destinées à rendre la préparation des litiges plus rapide, moins chère et plus gérable. Les services de découverte électronique comprennent l’organisation et l’extraction de données pertinentes à partir d’e-mails, de feuilles de calcul professionnelles, de documents de traitement de texte et d’informations stockées sur audio et vidéo. Les outils de découverte électronique s’appliquent à tout type d’informations stockées électroniquement (ESI).
Dans un litige, la découverte est le processus par lequel les parties adverses échangent des documents et des informations pertinents au litige. E-discovery traite spécifiquement des échanges ESI entre les justiciables. Avec les nombreuses nouvelles technologies de l’information, l’e-discovery est devenue son propre domaine de droit. Les règles de procédure fédérales contiennent des dispositions spécifiques pour la conduite de la découverte électronique.
Les litiges complexes et de grande envergure sont longs et coûteux. Les services d’e-discovery importants impliquent l’organisation et la récupération des seules informations pertinentes provenant parfois de millions de pages de documents. Le logiciel d’assistance aux litiges E-discovery peut supprimer les données qui se situent en dehors des délais pertinents pour le procès. Cela élimine les informations en double, économisant sur des coûts de copie souvent énormes. Le logiciel de découverte électronique peut également effectuer une analyse coûts-avantages de la préparation et de la copie de toutes les données pertinentes contenues dans la découverte.
Avec n’importe quel document ESI, y compris les e-mails, le logiciel de découverte électronique peut organiser ESI par type. Il peut également suivre l’historique du document, y compris toutes les actions effectuées sur le document, et identifier la personne qui a manipulé, modifié ou supprimé un document au cours d’une période spécifique. Les services d’e-discovery comprennent l’isolement de documents manuscrits et de fichiers pouvant nécessiter un examen manuel. Ils sont également utilisés pour créer des graphiques à utiliser comme pièces à conviction au procès. L’ESI en langue étrangère peut être isolé et traduit.
Les services de découverte électronique incluent également le suivi des mots-clés juridiques dans ESI et la recherche de modèles récurrents de données juridiquement pertinentes. Ces services aident les avocats plaidant une affaire à identifier les questions juridiques importantes et à développer une stratégie de présentation des preuves. Les services comprennent également des programmes qui peuvent isoler les noms des personnes qui étaient les principaux dépositaires des documents pendant les périodes légalement pertinentes. Cela peut aider les avocats à préparer une liste de témoins et à décider de l’ordre dans lequel ils doivent témoigner.
Des services de découverte électronique sont disponibles pour ESI interne afin de protéger les documents potentiellement détectables. Ils sont utilisés pour protéger les documents juridiques sensibles tels que les contrats, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, les informations sur les clients et les dossiers du personnel. Ce type de service permet d’éviter de stocker des informations sensibles plus longtemps que nécessaire et de réduire le risque de perte ou d’exposition de documents importants. Les utilisations internes incluent également le suivi de la conformité aux politiques de l’entreprise et aux réglementations gouvernementales pour éviter les litiges.