La cartographie des processus métier est un concept qui utilise des mots écrits et des mises en page visuelles pour expliquer les fonctions typiques. Au fur et à mesure que la pratique est devenue plus populaire, un certain nombre d’outils de cartographie des processus métier ont été développés pour la rendre plus facile et plus rapide. L’outil le plus largement utilisé est le logiciel de cartographie des processus, qui peut offrir de nombreux avantages à une organisation, notamment la capacité de documenter les processus existants et de s’assurer qu’ils sont efficaces pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
Ces outils peuvent également fournir une modélisation des processus, ce qui permet d’avoir un aperçu en temps réel de la manière dont les modifications proposées pourraient affecter les processus existants et la fonction commerciale globale. Un autre avantage du logiciel est d’aider à automatiser les processus existants et à les intégrer dans plusieurs domaines de l’entreprise. Les outils de cartographie peuvent aider les entreprises à se conformer à des réglementations telles que ISO 9000, qui peuvent nécessiter la documentation des processus du système qualité.
La première étape de la cartographie des processus métier consiste généralement à documenter les processus métier existants. Les outils de cartographie des processus métier offrent la possibilité de créer des organigrammes et d’autres outils qui illustrent visuellement les processus existants et leurs relations les uns avec les autres. Une fois que les processus ont été documentés, ils peuvent être analysés et examinés pour s’assurer qu’ils capturent adéquatement les activités réelles de l’organisation. La cartographie des processus permet également d’identifier plus facilement les inefficacités et les domaines à améliorer au sein des processus.
Ensuite, l’entreprise peut créer des modèles des processus qui ont été cartographiés. La modélisation permet aux modifications proposées au système d’être mises en œuvre dans des situations hypothétiques, ce qui permet aux propriétaires de processus d’observer les résultats possibles d’un changement et d’évaluer s’il résout efficacement les inefficacités qu’ils ont pu identifier lors de la première étape. Disposer de simulations de processus permet de mettre en œuvre un certain nombre de changements proposés et d’observer et d’évaluer leurs effets avant que des changements organisationnels réels ne soient apportés.
Les organisations peuvent également utiliser des outils de cartographie des processus métier pour automatiser les fonctions existantes, augmentant ainsi l’efficacité et l’uniformité entre les différents départements. Un logiciel peut aider les systèmes de différents départements à « parler » entre eux et à partager les informations nécessaires. L’automatisation des processus permet souvent d’économiser du temps et de l’argent et aide les grandes entreprises à mettre en œuvre des processus de flux de travail uniformes dans tous les domaines de l’entreprise.
L’uniformité peut être nécessaire pour les organisations qui doivent se conformer à diverses réglementations, telles que ISO 9000. De nombreux organismes de réglementation exigent des entreprises qu’elles documentent leurs processus et garantissent la conformité de l’entreprise. Ces outils peuvent fournir la documentation nécessaire, suivre la conformité individuelle et identifier les domaines où une formation supplémentaire est nécessaire.