La planification de projet fournit à une entreprise différentes étapes à suivre lors du lancement d’une opération à grande échelle. Bien que toutes les entreprises ne passent pas par un processus de planification de projet, les étapes sont communes à de nombreux types de projets. Les premières étapes comprennent souvent la création d’un plan de ressources et la réalisation d’une évaluation des risques, suivies de la communication du plan aux services nécessaires, de la confirmation des fournisseurs et de l’acquisition des articles nécessaires. Les entreprises peuvent alterner chaque étape afin de répondre à leurs besoins. Une fois la phase de planification du projet terminée, l’entreprise lance la mise en œuvre et la gestion du projet.
Un plan de ressources dans la planification de projet aide les propriétaires et les gestionnaires à découvrir quels éléments sont nécessaires pour mener à bien les projets. Les ressources communes comprennent les matériaux directs, la main-d’œuvre et les frais généraux. Cette étape nécessite que l’équipe de direction d’une entreprise évalue ce qu’elle a sous la main et ce dont elle aura besoin pour démarrer et terminer le projet. L’analyse des coûts fait également partie de ce plan. L’identification de plusieurs sources pour les actifs nécessaires démarre le processus du projet.
L’évaluation des risques aide une entreprise à déterminer la récompense potentielle par rapport aux éventuels inconvénients d’un projet. Les risques peuvent être financiers, opérationnels, environnementaux ou d’un autre type. Les entreprises examinent chaque facteur et déterminent la force de chacun; ils décident également de la hiérarchie de chaque facteur de risque. Une fois qu’ils ont examiné tous les risques lors de la phase de planification du projet, les propriétaires et les gestionnaires décident si les récompenses – les rendements financiers – seront supérieurs aux coûts de tous les facteurs de risque combinés. Tous les facteurs de risque n’affectent pas chaque projet de la même manière ou pas du tout.
Une fois que les entreprises sélectionnent un projet et déterminent qu’il comporte un risque acceptable, elles communiquent le plan aux services nécessaires. Cela amène plus d’individus dans la phase de planification du projet. Les entreprises utilisent ces travailleurs et employés supplémentaires pour déterminer la meilleure méthode de mise en œuvre. Cette étape démarre également le processus de prise de contact avec les fournisseurs et de recherche des ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Des modifications ou des ajustements peuvent être nécessaires aux plans afin de s’adapter aux activités actuelles de l’entreprise.
La confirmation des fournisseurs est vers la fin de la phase de planification du projet. Une fois qu’une entreprise a une idée de la qualité et de la quantité de ressources nécessaires, elle confirme quels fournisseurs peuvent répondre aux besoins de l’entreprise. Les projets à grande échelle peuvent nécessiter l’utilisation de contrats exclusifs pour maintenir des niveaux de ressources stables. La négociation de remises de prix en fonction du volume ou d’autres facteurs peut également être possible ici.
La phase finale de planification du projet consiste à se procurer les articles nécessaires au projet. Les commandes, la réception des marchandises et leur contrôle de la qualité font partie de ce processus. Les achats se poursuivent souvent à perpétuité pour le projet. Cela nécessite un processus d’achat répétable. Une entreprise peut utiliser son système actuel ou créer une filiale au besoin pour commander et recevoir des marchandises.
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