Lors de la rédaction d’une lettre d’évaluation des performances, quelqu’un doit considérer l’objet de la lettre dans un contexte plus large et fournir à la personne évaluée des informations utiles et significatives. Il existe un certain nombre d’approches qui peuvent être utilisées pour évaluer la performance d’un individu, y compris des méthodes quantitatives et qualitatives, bien qu’une évaluation qui inclut les deux soit généralement la plus efficace. Les personnes qui font l’objet d’une lettre d’évaluation de performance, comme les employés d’une entreprise, doivent également comprendre les conséquences d’une mauvaise évaluation ou les récompenses d’une excellente, telles que les mesures probatoires et l’avancement professionnel.
Le but d’une lettre d’évaluation du rendement devrait avoir un impact sur la création effective de cette lettre. Une personne qui écrit une lettre pour évaluer le rendement d’un employé sur une base annuelle, par exemple, doit s’assurer d’inclure des informations utiles à la personne évaluée en tant qu’employé permanent. D’un autre côté, une lettre d’évaluation des performances écrite sous forme de lettre de recommandation n’est généralement pas destinée à promouvoir l’amélioration d’un employé, mais à mettre en évidence ses forces et ses faiblesses. Une compréhension de cet objectif principal de la lettre peut guider la personne qui l’écrit.
Une fois que l’objectif est compris par quelqu’un qui écrit une lettre d’évaluation de performance, alors il ou elle doit choisir la meilleure méthode d’évaluation possible. Dans certaines situations, une évaluation quantitative portant sur des chiffres spécifiques, tels que les chiffres de vente ou le temps passé sur un projet, doit être envisagée. Cependant, tous les emplois ne peuvent pas être analysés quantitativement et une lettre d’évaluation des performances qualitatives qui traite des observations et des points de vue des autres pour prendre en compte les forces et les faiblesses d’une personne peut être préférable. Chacune de ces méthodes a cependant des faiblesses inhérentes, et tant d’évaluateurs préfèrent utiliser les deux ensemble pour une évaluation plus efficace.
Lorsqu’une personne rédige une lettre d’évaluation du rendement, elle doit également s’assurer que le sujet de l’évaluation comprend l’importance du processus. Si les employés d’une entreprise sont généralement éligibles à une promotion sur la base des résultats d’une telle évaluation, ils doivent le comprendre. Le but d’une lettre d’évaluation des performances n’est pas de surprendre les employés ou d’autres personnes avec une analyse de leur travail, mais de leur fournir une rétroaction utile et significative concernant leur performance. Des évaluations ou des pratiques de promotion injustes peuvent entraîner le mécontentement des employés, la perte de travailleurs et même des poursuites judiciaires ; un évaluateur doit veiller à ce que des méthodes soient utilisées qui fournissent une analyse juste et impartiale des compétences, combinées à une communication claire qui aide les employés à comprendre ce que l’on attend d’eux.