Plusieurs problèmes peuvent entraîner des problèmes de comptabilité financière. Ceux-ci incluent les éléments de performance financière qu’une entreprise suit, la base sur laquelle elle enregistre les transactions et la manière dont elle gère l’amortissement. En revanche, il est peu probable que les erreurs mathématiques causent des problèmes majeurs grâce aux points de contrôle intégrés de la comptabilité en partie double.
L’une des sources les plus simples de problèmes de comptabilité financière est l’incapacité à couvrir les trois principaux types de documents financiers. Le premier est un simple enregistrement des transactions, qui est agrégé dans un compte de profits et pertes. Le second est un enregistrement de trésorerie, qui ne correspond pas toujours aux transactions en raison des accords de crédit et des retards de paiement ; les prévisions de trésorerie sont également importantes. Le troisième est un bilan, qui répertorie l’ensemble des actifs et des passifs d’une entreprise, mesurant efficacement sa santé financière. Ne pas avoir ces trois documents en place peut réduire les opportunités d’identifier les problèmes avec les finances d’une entreprise et les solutions potentielles.
Certains problèmes de comptabilité financière peuvent être causés par des incohérences dans la base sur laquelle les comptes sont préparés. L’un de ces domaines est la décision d’enregistrer les transactions au moment du paiement ou au moment où les biens ou les services sont physiquement livrés. Ne pas utiliser la même base pour toutes les transactions peut prêter à confusion. Cela est particulièrement vrai lorsque le paiement a lieu au cours d’un exercice comptable et la livraison au cours d’un autre.
L’amortissement est une autre source de problèmes de comptabilité financière. C’est le processus comptable utilisé pour tenir compte du fait qu’un actif perd de sa valeur au fil du temps, comme le temps qu’il faut pour s’user physiquement. Comme l’amortissement doit être fixé à l’avance, il s’agit en fait d’une estimation. Différentes méthodes peuvent varier en fonction de la durée de la période d’amortissement, du taux et du rythme d’amortissement et de la valeur finale, le cas échéant, attribuée à l’actif. Une entreprise qui décide d’une méthode d’amortissement devra souvent s’acquitter à la fois des obligations comptables légales et des règles fixées par les autorités fiscales.
Peut-être étonnamment, les erreurs mathématiques ne sont pas une source majeure de problèmes de comptabilité financière. Cela est dû à l’utilisation d’une comptabilité en partie double dans laquelle chaque transaction est enregistrée deux fois, une fois en tant que débit et une fois en tant que crédit. Cela implique de regarder les deux côtés d’une transaction ; par exemple, un magasin réalisant une vente augmente son solde de trésorerie, mais voit une diminution correspondante de la valeur de son stock invendu. Le système de double entrée signifie que sur une période quelconque, la valeur totale des entrées dans la colonne crédit et la colonne débit doit être identique. En vérifiant régulièrement les disparités, vous pouvez découvrir des erreurs rapidement, avant qu’elles ne causent des problèmes majeurs.