Le contrôle de trésorerie est un processus utilisé pour vérifier la nature complète et l’enregistrement précis de toutes les espèces reçues, ainsi que de tous les décaissements en espèces qui ont lieu. En tant que principe général de comptabilité financière responsable, ce processus a lieu dans tout environnement où des biens et des services sont achetés et vendus. En tant que tels, les entreprises, les organisations à but non lucratif et les ménages utilisent tous ses principes de base.
Pour bien comprendre le contrôle de la trésorerie, il est utile de comprendre ce que l’on entend par trésorerie en matière de comptabilité financière. En plus de faire référence à la monnaie et aux pièces de monnaie, ce terme est également compris comme englobant les formes d’échange financier telles que les mandats, les reçus de carte de crédit et les chèques. Essentiellement, tout type d’échange financier qui peut être négocié immédiatement pour une valeur fixe est admissible.
Le contrôle de trésorerie signifie gérer avec compétence tous ces types d’instruments financiers en maintenant un système de suivi précis qui tient compte à la fois de la réception et du décaissement de l’argent. La conception de ce processus n’est généralement pas difficile, et il y a quelques éléments de base qui seront incorporés dans le processus, que la procédure soit utilisée à la maison ou dans un bureau ou dans un environnement professionnel.
Premièrement, toutes les transactions liées à la trésorerie doivent être documentées et enregistrées immédiatement. La méthode de la comptabilité d’exercice, dans laquelle les revenus et les charges sont comptabilisés lorsqu’ils sont encourus, plutôt que lorsqu’ils sont reçus ou payés, n’est pas utilisée. Chaque encaissement est enregistré à la réception, tandis que chaque décaissement est inscrit au moment où le paiement est effectué. Ce mode de documentation ne nécessite que quelques modèles de base qui enregistreront les données nécessaires. Pour la maison, un compte courant peut être utilisé pour suivre toutes les espèces déposées dans un compte commun pour le bien de la maison, et le registre de chéquier peut servir de document de base qui assure le suivi des transactions entrantes et sortantes.
Ensuite, des procédures solides exigent qu’il y ait plusieurs personnes, mais limitées, qui ont accès à l’argent liquide, ce qui sert à deux fins. Premièrement, les gens peuvent être tenus responsables de la façon dont les liquidités sont gérées. Deuxièmement, le fait d’avoir au moins deux personnes pour superviser le processus permet de s’assurer que des transactions importantes peuvent avoir lieu à tout moment, même si une personne n’est pas disponible pour une raison quelconque.
Le contrôle de la trésorerie exige également que les documents liés à la tâche soient séparés de l’emplacement physique de la trésorerie. En d’autres termes, le livre comptable utilisé pour enregistrer les transactions en espèces ne doit pas être conservé dans le coffre-fort avec la devise, les mandats et les chèques. Cette simple précaution permet de garantir que la tâche consistant à modifier les preuves matérielles liées à l’argent en caisse est plus difficile et minimise donc les risques de vol.