La technologie est extrêmement bénéfique pour les entreprises qui ont besoin d’utiliser et de suivre les principes comptables généralement reconnus (PCGR) en affaires. Le logiciel GAAP représente des types spécifiques de technologie qu’une entreprise peut utiliser pour enregistrer des informations financières par voie électronique. Le choix du meilleur logiciel GAAP peut impliquer des éléments tels que le coût, l’utilisation et la disponibilité des mises à niveau futures. L’utilisation de la technologie dans l’environnement commercial actuel permet aux petites et grandes entreprises d’utiliser un logiciel de comptabilité. Dans certains cas, un cabinet d’experts-comptables peut être utile pour décider quel logiciel convient le mieux à l’entreprise.
Bien que les coûts technologiques puissent continuer à diminuer pour certains logiciels ou matériels à mesure que la technologie s’améliore, les logiciels PCGR peuvent parfois être prohibitifs. Par exemple, les petites entreprises ne disposent généralement pas des ressources nécessaires à la mise en œuvre complète d’un progiciel de comptabilité. Lorsque le coût devient un problème, une entreprise peut décider de choisir un logiciel GAAP qui commence petit, puis d’ajouter d’autres éléments au package initial. Par exemple, une petite entreprise peut commencer avec un ou deux modules logiciels de comptabilité à faible coût, puis en acheter davantage au fur et à mesure que l’entreprise grandit. Les grandes entreprises peuvent également utiliser la technologie logicielle de la même manière, en commençant petit et en obtenant plus de pièces si nécessaire.
L’utilisation de logiciels GAAP peut également affecter le choix de la technologie dans les activités commerciales d’une entreprise. Dans certains cas, des logiciels GAAP peuvent être recommandés par des cabinets d’experts-comptables ou le Financial Accounting Standards Board (FASB), l’organisation responsable de la création des GAAP. Ces recommandations sont les plus importantes pour les entreprises qui travaillent dans des industries techniques qui ont des processus comptables spécifiques pour les informations commerciales. Une entreprise peut avoir besoin d’utiliser le même logiciel de comptabilité que son cabinet d’experts-comptables, par exemple, de sorte que le transfert d’informations est plus facile que d’utiliser un système logiciel différent. L’utilisation d’un système logiciel de marque peut être préférable si l’entreprise fournissant la technologie a un avantage concurrentiel sur le marché.
Les PCGR restent rarement les mêmes à long terme ; Le FASB procède constamment à des ajustements pour améliorer le reporting financier des entreprises. Par conséquent, le logiciel GAAP utilisé par une entreprise doit également pouvoir rester à jour pour les changements de principes comptables. L’entreprise technologique derrière le logiciel doit avoir la capacité de mettre à niveau le logiciel pour les nouveaux principes comptables sans arrêter l’ensemble du système. Dans certains cas, la mise à jour de chaque module à des moments différents peut en fait être la meilleure option ici. Cela peut aider à éviter des mises à niveau coûteuses qui peuvent créer des situations difficiles de continuité d’activité avec le logiciel de comptabilité.