La codification selon les PCGR est un processus qui consiste à établir des processus de codage standard basés sur les principes comptables généralement reconnus. Introduit dans la première décennie du 21e siècle par le Financial Accounting Standards Board (FASB), le but de la codification est d’aider à normaliser la répartition des catégories et sous-catégories utilisées dans le processus de comptabilité d’entreprise. L’utilisation de la codification GAAP comme base pour la tenue des registres financiers de l’entreprise peut aider à simplifier le processus de rapprochement en interne tout en facilitant la fourniture des données nécessaires à la réalisation d’un audit financier.
L’idée générale derrière la codification GAAP est de minimiser la gamme de normes parfois alambiquées et déroutantes employées dans le passé en fournissant un modèle de base sur la façon de créer et de gérer des catégories et sous-catégories dans un ensemble de livres comptables. En général, ce type de codification peut aider un propriétaire de petite entreprise à mettre en place un système comptable viable qui fonctionnera bien même si l’entreprise se développe rapidement. La terminologie est également un peu plus conviviale pour ceux qui n’ont pas une vaste expérience des politiques et procédures comptables, ce qui facilite beaucoup la formation des employés à la gestion de diverses fonctions de créditeurs et de créances.
L’approche de base de la codification GAAP implique une approche à quatre niveaux qui comprend un sujet, un sous-sujet, une section et un paragraphe. Cette hiérarchisation permet de suivre une séquence logique afin de fournir toutes les données nécessaires sur un poste ou une écriture comptable. L’arrangement facilite beaucoup la mise en relation des écritures avec la documentation de sauvegarde qui prend en charge ces écritures, un avantage qui peut être particulièrement utile lorsqu’il s’agit d’effectuer des rapprochements comptables en interne. Cette approche peut également simplifier le processus de soumission d’un audit par un tiers, car le processus permet d’identifier plus facilement les erreurs de publication et tout autre écart pouvant être trouvé au cours de l’audit.
Outre l’inclusion d’une chaîne de structure commençant par un sujet et se terminant par un paragraphe descriptif, la codification GAAP aide également à définir les catégories utilisées pour le suivi des actifs et des passifs. Des catégories telles que les actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus, les dépenses et les transactions générales sont incluses dans la liste des catégories recommandées. Les entreprises peuvent utiliser la totalité ou une partie seulement des catégories recommandées, selon la nature de l’activité commerciale. En outre, la codification GAAP permet également l’établissement d’une catégorie d’industrie, ce qui rend d’autant plus facile d’adapter l’utilisation de la codification à une entreprise liée à tout type de classification d’industrie.