La comptabilité de dotation est le processus de suivi, de catégorisation et d’enregistrement des transactions financières qui impliquent des fonds d’investissement restreints par les donateurs d’une organisation à but non lucratif. Il utilise généralement les mêmes normes et processus que la comptabilité financière ordinaire, mais l’applique aux actifs qui ont des restrictions spécifiques qui affectent la façon dont ils sont traités et comptabilisés. La tâche la plus importante de la comptabilité de dotation est de s’assurer que les fonds limités par le donateur continuent d’être utilisés conformément aux souhaits exprimés par le donateur, quel que soit le temps écoulé depuis le don.
Certains types d’organisations à but non lucratif acceptent les dons que le donateur restreint dans un but précis. La plupart des juridictions qui reconnaissent le statut spécial des organisations à but non lucratif autorisent également légalement les donateurs à spécifier comment un cadeau à l’organisation doit être utilisé. Si une organisation à but non lucratif viole l’accord d’utiliser un don d’une manière spécifique, le donateur peut exiger le retour du cadeau.
Les collèges, les universités, les institutions culturelles et les organisations religieuses placent certains dons restreints aux donateurs dans un compte appelé fonds de dotation. Les types courants de fonds de dotation sont les fonds de bourses d’études, les chaires universitaires, les fonds de construction et les fonds d’investissement généraux. Certaines dotations permettent à l’établissement d’utiliser le capital d’une certaine manière jusqu’à épuisement du fonds, comme un fonds de bourses d’études. D’autres types de fonds de dotation ne permettent pas à l’établissement de dépenser le principal. Au lieu de cela, l’institution est autorisée à investir les dons et à utiliser les intérêts pour les dépenses de fonctionnement ou à toute autre fin autorisée.
Le fait que chaque don puisse être assorti d’une restriction que l’institution doit suivre signifie que la comptabilité de dotation doit intégrer des procédures spéciales pour garantir que les fonds sont utilisés correctement. Les normes comptables généralement reconnues exigent des institutions qu’elles séparent les fonds de dotation en actifs affectés en permanence et en actifs affectés temporairement. Les actifs affectés de manière permanente sont des cadeaux qui ne permettent pas de dépenser le principal. Les actifs temporairement soumis à restriction sont soit limités dans le temps, soit permettent à l’institution d’épuiser le principal à un moment donné.
Une autre particularité de la comptabilité de dotation vient du fait que de nombreux organismes sans but lucratif sont exonérés de taxes gouvernementales. Le processus de suivi des actifs de dotation dans un système comptable doit justifier l’utilisation des actifs et des revenus à des fins autorisées par le code fiscal de la juridiction. Une mauvaise utilisation des fonds de dotation peut mettre en péril le statut d’organisme sans but lucratif, tandis que le fait de ne pas gérer correctement un système de comptabilité de dotation peut entraîner une responsabilité juridique et fiscale.