Contrairement à la gestion de projet traditionnelle, qui se concentre uniquement sur chaque projet individuel d’une entreprise, la gestion de portefeuille de projets (PPM) considère l’ensemble des projets d’une organisation. Le PPM est donc l’analyse et la coordination maîtrisées des projets d’une entreprise. Grâce à l’utilisation d’outils, de logiciels et de processus, le PPM permet souvent d’allouer des ressources et de séquencer de manière optimale les projets. Il peut également analyser les meilleurs rendements pour une entreprise en identifiant les projets les plus significatifs. En fin de compte, la gestion de portefeuille de projets peut intégrer tous les objectifs commerciaux d’une organisation et réduire l’incidence des projets qui se chevauchent ou qui épuisent les ressources.
La gestion de portefeuille de projets (PPM) est l’analyse et le contrôle coordonnés des projets d’une entreprise. Bien que considéré par de nombreux professionnels comme pertinent pour les technologies de l’information, le PPM peut être mis en œuvre avec succès par la plupart des industries. Les entreprises entreprennent souvent plusieurs projets simultanément qui peuvent restreindre des ressources telles que l’argent, le temps, les personnes et la capacité. L’un des objectifs probables de la gestion de projets et de portefeuilles est d’allouer ces ressources pour aider l’entreprise à réaliser le plus grand profit. Le PPM peut également aider les gestionnaires à déterminer la combinaison optimale et le séquençage des projets proposés tout en tenant compte des facteurs du monde réel.
Lorsque les organisations entreprennent des projets, elles s’engagent souvent à des niveaux d’investissement substantiels. La gestion de portefeuille de projets est parfois assimilée à la gestion de portefeuille dans la mesure où les deux nécessitent la supervision des investissements. PPM permet souvent aux gestionnaires d’optimiser, d’équilibrer et d’ajuster continuellement leurs portefeuilles, obtenant ainsi de meilleurs rendements tout en réduisant le risque global.
Des outils, des applications logicielles et des processus spécifiques constituent souvent la base de la gestion de portefeuille de projets. Par exemple, l’utilisation d’arbres de décision avec des nœuds de branchement peut détailler chaque projet potentiel par rapport au budget d’un seul portefeuille. Les gestionnaires sont donc susceptibles d’utiliser ces informations pour décider quels projets peuvent et ne peuvent pas être financés. Un autre outil peut créer une vue circulaire centralisée des projets dans laquelle les projets malsains, de faible valeur ou en double sont relégués à l’extérieur du cercle. Les membres de l’équipe de gestion de projet peuvent ensuite calculer les retours sur investissement estimés pour tous les projets et publier un aperçu des performances anticipées du portefeuille pour évaluer quels projets sont les plus significatifs.
Les différentes mesures et stratégies offertes par PPM peuvent aider les gestionnaires à atteindre des objectifs commerciaux spécifiques. Par exemple, plutôt que de se concentrer uniquement sur le marketing et le développement de projets, les principes du PPM intègrent généralement des facteurs cruciaux supplémentaires tels que le financement, la demande des clients et la consommation des ressources de l’entreprise. Ainsi, la décision d’investir et les processus pour poursuivre un projet peuvent refléter des comparaisons des avantages avec les coûts.
Une autre caractéristique évidente de PPM est sa capacité à évaluer et à hiérarchiser les projets. Chaque projet sélectionné par une entreprise doit souvent être évalué en termes de valeur commerciale et de respect de la politique. À mesure que les capacités de sensibilisation des entreprises d’une entreprise se développent, son portefeuille augmentera probablement également. Ainsi, la gestion de portefeuille de projets aide souvent les entreprises à refuser des tâches qui épuisent les ressources et à accepter des projets qui ont du sens en termes de temps et d’argent.
Si la connaissance de la performance individuelle de chaque projet est importante, l’impact de chaque projet sur le portefeuille lui-même est tout aussi important. Un chef de projet est ainsi susceptible de déterminer comment chaque projet contribue à la réalisation globale du portefeuille, si un projet peut induire un impact négatif sur les projets à venir et quels projets du portefeuille dépendent des autres. Travailler à ce niveau peut nécessiter de résumer des données clés pour éviter une surcharge d’informations. La gestion de portefeuille de projets peut ainsi fournir une synthèse des performances et des progrès ainsi qu’une mesure des estimations par rapport aux coûts réels.
Les processus de gestion de portefeuille de projets sont souvent considérés comme précieux pendant les périodes de difficultés économiques, mais certaines entreprises mettent en œuvre ces stratégies comme des pratiques quotidiennes. Sans PPM, une organisation peut rencontrer des projets qui se chevauchent ou sont redondants, des projets qui fonctionnent à contre-courant ou qui ne sont pas alignés avec les stratégies commerciales. De tels écueils sont susceptibles de se produire car chaque projet peut paraître beau sur papier, mais les valeurs réelles peuvent ne pas être visibles tant qu’elles ne sont pas analysées avec des outils axés sur les résultats.