Afin de maximiser la productivité, de nombreuses entreprises mettent en œuvre des politiques de gestion du temps et des présences que les employés sont tenus de respecter. Les politiques expliquent à combien de congés de maladie ou de vacances chaque employé a droit et comment les employés doivent s’y prendre pour planifier leurs congés. Les politiques de temps et de présence expliquent également comment l’entreprise suivra les heures de travail de chaque employé et comment les périodes de paie sont structurées.
Les lois de certains pays, y compris les États-Unis, exigent que la plupart des entreprises versent un salaire horaire aux personnes qui ne sont pas employées en tant que gestionnaires ou superviseurs. Les procédures de gestion du temps et des présences d’une entreprise doivent spécifier comment les gestionnaires suivent et enregistrent les heures travaillées par les employés. Dans certains pays, les entreprises sont tenues par la loi d’utiliser des fiches de pointage, sur lesquelles chaque employé doit documenter ses propres heures de travail. Les employés horaires présentent la carte de pointage remplie au chef de service à la fin de la semaine de travail, et le responsable doit en vérifier l’exactitude avant de l’approuver et de transmettre les informations au service de la paie.
De nombreuses entreprises permettent aux employés de prendre des congés de maladie et de vacances au cours de l’année, ainsi que des congés à la suite de certains événements de la vie tels que les grossesses, les funérailles ou le service militaire. La politique de gestion du temps et des présences de l’entreprise doit expliquer si ces absences sont rémunérées ou non et quel est le préavis que les employés doivent donner avant de s’absenter. Dans la plupart des cas, les gestionnaires ou les superviseurs doivent approuver les absences du personnel, et les employés qui prennent des congés non autorisés peuvent faire face à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
Les employés sont responsables d’arriver au travail à l’heure et de s’assurer qu’ils sont prêts à commencer à travailler au moment de leur quart de travail. Les personnes qui arrivent en retard au travail sont normalement considérées comme étant en retard, et de nombreuses entreprises ont mis en place des règles strictes qui limitent le nombre de fois qu’un employé peut être en retard avant que des mesures disciplinaires ne soient prises. Les définitions du retard varient et certaines entreprises offrent aux employés une certaine latitude en n’enregistrant les employés comme en retard que s’ils arrivent au travail plusieurs minutes après l’heure prévue.
Les chefs de service doivent tenir compte du dossier de présence de chaque employé lors des revues trimestrielles et annuelles. Des taux élevés d’absentéisme et de retard peuvent ralentir la production et réduire l’efficacité d’une entreprise, de sorte que les employés ayant de faibles taux d’assiduité reçoivent souvent des évaluations de performance négatives. Afin d’éviter les poursuites judiciaires découlant d’allégations de discrimination dans de telles situations, les entreprises conservent des dossiers de gestion du temps et des présences pendant plusieurs années.