La paperasse est un terme général pour les nombreux formulaires, factures, listes, curriculum vitae et travaux différents qui doivent être complétés dans chaque entreprise. Bien que les ordinateurs aient éliminé certaines formalités administratives telles que les notes de service papier pour la plupart, les formulaires et autres documents sont toujours nécessaires dans la plupart des bureaux. Dans de nombreux bureaux, les mêmes documents peuvent être manipulés et traités par de nombreuses personnes avant d’être classés, stockés ou déchiquetés.
De nombreux experts en efficacité de bureau conseillent que chaque morceau de papier doit aller là où il doit aller immédiatement pour être manipulé par ce service ou cette personne. Après avoir lu et travaillé avec chaque morceau de papier, il peut être soit classé, déchiqueté, jeté, recyclé ou accroché sur un babillard. Les documents qui doivent encore être remplis peuvent être conservés dans un bac à plusieurs niveaux. Les plateaux doivent être étiquetés pour éviter des piles de papiers mélangés dans les plateaux.
La façon classique d’étiqueter les plateaux, ou paniers, dans un support de papier à plusieurs niveaux de bureau est avec les mots dedans et dehors. Le panier d’entrée est destiné aux documents entrants qui doivent être remplis et le panier de sortie contient les documents sortants qui sont terminés. Certains employés de bureau étiquettent toujours leurs plateaux de bureau de cette façon, tandis que d’autres peuvent renoncer complètement aux étiquettes. Certains travailleurs n’utilisent pas de bacs à plusieurs niveaux pour la paperasse, mais peuvent utiliser des dossiers suspendus pour stocker des papiers dans un tiroir de bureau profond.
Certains travailleurs semblent simplement garder la plupart de leurs documents en tas sur leur bureau, mais la plupart des experts en organisation d’entreprise suggèrent de n’avoir que le projet le plus récent sur le bureau. D’autres projets de paperasse peuvent être stockés dans des bacs ou des fichiers pour une référence facile. Avoir à chercher dans des documents désorganisés pour trouver quelque chose peut réduire la productivité.
Les types de travail sur papier communs à la plupart des entreprises comprennent les formulaires, les rapports, les dossiers juridiques, les mémoires de projet, les évaluations des employés, les télécopies, les lettres, les rapports d’expédition, les commandes et les factures. De nombreuses entreprises utilisent des commandes et des factures informatiques ainsi que des courriels plutôt que des lettres. Pourtant, la plupart des entreprises en impriment des copies pour d’autres services tels que le service comptable. Certains bureaux peuvent être pratiquement sans papier, mais beaucoup travaillent encore pour y parvenir. Aujourd’hui, la plupart des entreprises recyclent leurs documents dans la mesure du possible et les boîtes de recyclage du papier sont monnaie courante dans les bureaux d’aujourd’hui.