La réduction des données est un terme qui s’applique à la pratique commerciale consistant à accumuler, analyser et finalement transformer des quantités massives de données en une série de rapports résumés. L’idée derrière le processus de réduction des données est de fournir un format complet mais quelque peu simplifié qui peut être utilisé avec une relative facilité dans les environnements professionnels. Plusieurs approches différentes du processus peuvent être utilisées, avec la sélection de techniques et de systèmes de réduction des données en fonction de la nature des données et de la manière dont ces rapports de synthèse doivent être structurés afin de fournir une représentation complète et complète de ces données.
L’une des tâches principales de tout type d’effort de réduction des données est l’organisation de toutes les données collectées à cette fin. Parfois, cette partie du processus se concentre sur l’établissement d’une sorte d’ordre dans les données qui implique de hiérarchiser de manière cohérente, en utilisant des critères bien définis pour faciliter l’activité. Selon le type de données concernées, il n’est pas rare d’inclure des arrondis sur certains chiffres afin de faciliter le travail des informations lors de la synthèse. Enfin, la disposition des données dans des tableaux, des rapports en colonnes ou d’autres types d’étiquetage ou de formatage peut être nécessaire afin de permettre aux destinataires des rapports de suivre la logistique des informations simplifiées avec une relative facilité.
Autrefois, le processus consistant à parcourir les données disponibles, à hiérarchiser et à organiser les informations dans des formats utiles était effectué manuellement. Selon la quantité de données impliquées et le public cible pour ces données, le processus peut prendre des mois, voire des années. Grâce à la création de progiciels aujourd’hui conçus pour traiter des données sous divers formats, les rapports peuvent être préparés en quelques jours ou semaines. La plupart des types de logiciels peuvent extraire des informations d’un certain nombre de bases de données différentes et aider au processus de tri, ce qui facilite et accélère considérablement la préparation de données simplifiées, à la fois utiles et faciles à comprendre.
L’utilisation de méthodes d’édition de données pour simplifier les informations à présenter dans des rapports faciles à lire est importante pour les entreprises de toutes tailles. Les systèmes de réduction des données utilisés peuvent aider à préparer des rapports d’efficacité et de production utiles aux responsables, ou aider les forces de vente à mieux comprendre l’efficacité des campagnes en cours ou des procédures de vente requises par l’entreprise. L’édition et le codage des données peuvent également s’avérer utiles lorsqu’il s’agit de démontrer aux investisseurs le potentiel associé au lancement d’un nouveau produit.