Les stocks représentent souvent une dépense importante pour les détaillants, les fabricants et les autres entreprises ayant des opérations basées sur les stocks. L’analyse des stocks permet à l’équipe de direction d’une entreprise de découvrir des failles dans le système et d’améliorer les opérations. Différents aspects existent dans ce processus. Les propriétaires et les dirigeants doivent examiner le système de comptabilité des stocks, les contrôles internes et le flux physique des marchandises. L’analyse des stocks peut également nécessiter un employé de longue date qui examine constamment le processus d’inventaire afin de maintenir des procédures appropriées.
Deux types de systèmes de comptabilité d’inventaire sont présents dans les entreprises : perpétuel et périodique. Une analyse d’inventaire peut aider une entreprise à déterminer lequel utiliser et si le système actuel fonctionne correctement ou non. Le système perpétuel met à jour le grand livre général de l’entreprise pour chaque vente, achat ou ajustement d’articles en stock. Le système périodique ne met à jour le compte d’inventaire qu’à la fin du mois. Un inventaire physique est nécessaire pour les deux systèmes, mais moins souvent pour le système perpétuel.
Au cours de l’analyse des stocks, une entreprise doit revoir son processus de production pour déterminer quel système utiliser. Les processus par lots ou les marchandises individuelles produites une à la fois relèvent souvent du système perpétuel. Les mises à jour fréquentes du compte d’inventaire aident à suivre les données financières. Les entreprises produisant de grands ensembles de biens homogènes utilisent généralement le système périodique. Les mises à jour moins fréquentes fonctionnent bien car les types de biens produits sont généralement les mêmes.
Les contrôles internes sont les mesures de protection qu’une entreprise met en place pour protéger les stocks. Ceux-ci incluent des bons de commande prénumérotés, des emplacements physiques sécurisés pour stocker l’inventaire et des systèmes de sécurité ou des caméras pour surveiller l’inventaire dans l’entreprise. L’embauche d’employés cautionnés et la séparation des tâches d’inventaire entre les employés sont également des contrôles internes. L’analyse des stocks identifie si les contrôles internes actuels fonctionnent correctement et quels contrôles internes sont nécessaires pour mieux protéger les stocks. Les contrôles internes sont souvent différents d’une entreprise à l’autre car elles utilisent des contrôles spécifiques à leurs opérations.
Le flux physique des stocks est un autre aspect de l’analyse des stocks. Cela implique de revoir les opérations d’inventaire du début à la fin. Les pratiques de commande, de réception, de stockage et de vente d’inventaire doivent toutes être revues afin de déterminer leur efficacité. Ce processus fonctionne également bien pour identifier les problèmes de contrôle interne. Les mises à jour de la manière dont les employés effectuent chaque tâche du processus d’inventaire peuvent aider une entreprise à sécuriser cet actif.
L’analyse des stocks ne doit pas nécessairement être un processus peu fréquent dans une entreprise. Les entreprises doivent examiner et mettre à jour activement les procédures d’inventaire souvent pour s’assurer qu’aucune fraude ou détournement de fonds n’existe dans les pratiques de l’entreprise. L’établissement d’un calendrier spécifique pour l’analyse des stocks garantit également la bonne exécution des tâches par les employés.