Le loyer payé d’avance est un paiement anticipé sur un bail de propriété. Le montant du prépaiement est porté dans les livres de l’entreprise qui loue le bien en tant que compte d’actif courant qui sera passé en charges à un moment donné dans le futur. Au fur et à mesure que l’entreprise tient sa comptabilité, le compte de charges de loyer prépayé permet au comptable de suivre la valeur de l’actif jusqu’à ce que le montant du compte soit dépensé.
Toutes les entreprises doivent tenir des registres comptables pour respecter les obligations fiscales et autres obligations réglementaires. L’entreprise produira périodiquement un ensemble d’états financiers pour résumer sa situation financière. Ces déclarations sont conformes à un ensemble de principes comptables généralement reconnus qui normalisent les rapports financiers afin que les entreprises puissent être comparées les unes aux autres dans un contexte commun. Les conventions comptables standard spécifient comment reporter les acomptes de loyer pour un bail dans les livres jusqu’à ce que l’acompte soit effectivement appliqué comme paiement pour un mois de loyer.
Un contrat de location pour la location d’un bien immobilier est considéré comme un actif corporel. Lorsqu’une entreprise conclut un tel accord, elle doit souvent payer non seulement le loyer du mois en cours, mais également un certain nombre de mois à l’avance en garantie de l’exécution de l’accord. Ce dépôt de garantie peut être remboursable à la fin du bail sur la satisfaction de certaines conditions ou traité comme un prépaiement non remboursable qui paie les mois à la fin de l’accord. Le fait que le dépôt de garantie soit remboursable ou non-remboursable détermine la façon dont le montant est traité à des fins de comptabilité.
Les paiements de loyer non remboursables qui couvrent le loyer des mois à venir sont comptabilisés dans les livres du propriétaire du bien en tant que revenus non gagnés différés. Le montant est inscrit dans les livres de l’entreprise qui loue la propriété dans le compte de charges de loyer payé d’avance. Ce compte est capitalisé, ou diminué, lorsqu’un montant de loyer prépayé est effectivement appliqué pour payer un mois de loyer.
Cette convention comptable est particulièrement importante lors de l’élaboration d’un bilan. Un bilan est un résumé de la situation financière d’une entreprise à un moment précis. Les dépôts de loyer peuvent s’appliquer à des mois qui sont des années dans le futur. Jusqu’à ce que le montant soit effectivement appliqué en paiement pour un mois d’utilisation du bien loué, il doit être correctement représenté comme un actif courant lorsque la société génère ses états financiers. Le compte de loyer prépayé permet à l’entreprise de montrer qu’elle dispose d’un actif actuel qui profitera à l’entreprise à une date ultérieure.