Un siège social est l’emplacement officiel d’une entreprise répertorié auprès de l’agence gouvernementale qui réglemente les activités commerciales. Certaines juridictions exigent que le siège social principal de la société soit désigné comme son siège social. D’autres juridictions autorisent l’utilisation de n’importe quel emplacement physique, tant qu’un agent enregistré est présent et peut recevoir du courrier au nom de l’entreprise. Quelques juridictions exigent une adresse enregistrée plutôt qu’un siège social, permettant aux entreprises d’utiliser une boîte postale pour répondre à l’exigence.
La plupart des pays exigent que les nouvelles entreprises s’enregistrent auprès d’un organisme gouvernemental pour obtenir l’autorisation légale de faire des affaires dans une juridiction particulière. Cela permet au gouvernement de contrôler divers aspects de l’activité commerciale et de protéger le public de toute pratique peu scrupuleuse. Dans le cadre du processus d’enregistrement, les entreprises fournissent des informations de contact officielles qui font partie du dossier public afin que le gouvernement ou ses clients puissent contacter une partie responsable en cas de problème de conformité ou de poursuite. L’adresse postale du siège social de l’entreprise est l’information de contact officielle que chaque entreprise doit fournir.
Les définitions de siège social diffèrent selon la juridiction. Les enregistrements d’entreprises sont généralement autorisés en vertu d’une loi spécifique, qui indiquera quel type de bureau satisfera à l’exigence. La loi peut obliger une entreprise à utiliser l’adresse de son siège principal ou elle peut exiger tout emplacement physique pouvant recevoir du courrier, avec ou sans une personne qui agira en tant qu’agent enregistré.
Aux États-Unis, par exemple, les enregistrements d’entreprises sont autorisés en vertu de la loi de l’État. Chaque loi sur les entreprises d’État décrit le processus d’enregistrement et définit le type d’informations de contact qui seront considérées comme le siège social d’une entreprise. Certains États exigent qu’une entreprise utilise un site d’exploitation. D’autres permettent aux entreprises d’utiliser n’importe quel emplacement physique, comme le domicile d’un propriétaire ou d’un membre du conseil d’administration.
Certains États américains exigent un agent enregistré qui soit joignable à l’emplacement du bureau même si le bureau ne doit pas nécessairement être un emplacement commercial. N’importe qui peut servir d’agent enregistré, y compris un propriétaire de l’entreprise, mais les États qui permettent de traiter les enregistrements d’entreprises de cette manière ont également une industrie de sociétés de services aux entreprises qui agiront en tant qu’agent enregistré et bureau d’une entreprise moyennant des frais. Cela permet à une entreprise de s’enregistrer dans un État sans avoir à ouvrir un bureau pour répondre à l’exigence de contact.