Une adjointe administrative peut travailler directement sous un administrateur principal ou elle peut travailler comme adjointe à une équipe d’administrateurs. Ce poste existe dans de nombreux domaines et industries, du militaire à la conception architecturale. Les responsabilités d’assistant administratif comprennent souvent des tâches de bureau, mais peuvent impliquer des tâches plus spécialisées dans certaines industries.
Passer beaucoup de temps sur l’ordinateur fait souvent partie du travail d’un assistant administratif. Il est probable qu’elle fera beaucoup de dactylographie. Les documents qu’elle peut taper pourraient inclure des rapports ou de la correspondance d’un cadre supérieur à un tiers. Parfois, elle peut taper à partir de brouillons ou de notes qui lui sont fournies. À d’autres moments, elle peut être amenée à rédiger elle-même les documents.
Les responsabilités d’adjoint administratif peuvent également inclure la révision du travail qui a été produit par d’autres. Certains cadres supérieurs exigent de leurs adjoints administratifs qu’ils lisent des documents et des rapports rédigés par d’autres membres du personnel. Il peut être nécessaire que l’assistant administratif souligne les erreurs ou les domaines où la langue est trop technique pour un public général.
Répondre aux demandes, aux demandes de renseignements et aux plaintes peut également faire partie de la liste des responsabilités de l’assistant administratif. Les administrateurs supérieurs sont souvent trop occupés pour communiquer avec tous ceux qui ont besoin d’attention. Leurs assistants les soulagent généralement de ces fardeaux en répondant aux e-mails, en filtrant les appels et en lisant leur courrier.
La planification est une autre tâche généralement attribuée à un assistant administratif. De nombreux cadres supérieurs comptent sur leurs assistants pour les garder organisés. L’assistant est souvent celui qui planifie les réunions, les rendez-vous et les entretiens. Bien que la hors-cadre soit son supérieur, l’adjointe peut être amenée à suggérer fortement que certaines activités soient faites à un certain moment ou reportées à une date ultérieure.
Puisqu’une hors-cadre ne peut pas être partout où elle doit être, les responsabilités d’adjointe administrative peuvent inclure le rôle de remplaçant. Il est courant que les adjoints administratifs soient tenus d’assister à des réunions et d’informer le cadre supérieur par la suite. L’assistant peut également être amené à rencontrer certains clients ou partenaires commerciaux. Elle peut être habilitée à prendre certaines décisions au nom de son supérieur ou elle peut simplement être obligée de relayer les points saillants de la discussion.
Une adjointe administrative peut également constater qu’elle doit faire beaucoup de recherches. Cela pourrait être une partie régulière de ses fonctions ou une demande occasionnelle. Les administrateurs principaux sont souvent responsables de divers rapports, projets et propositions qui doivent être terminés dans certains délais. Il peut leur être impossible de rassembler toutes les informations dont ils ont besoin et de composer le matériel requis.
D’autres responsabilités d’assistant administratif peuvent sembler être des tâches subalternes. Lorsqu’il y a des réunions du conseil d’administration, un adjoint administratif peut être amené à organiser le déjeuner. On peut lui demander de préparer ou d’apporter du café en cas de besoin. Des tâches telles que se rendre au bureau de poste, signer pour les livraisons et classer peuvent également lui être confiées.