Les agents de transfert sont des personnes physiques ou morales chargées de la tenue des registres des actionnaires d’une société donnée. L’agent de transfert peut être une banque, une société de fiducie ou même une personne embauchée par la société pour surveiller les dossiers des actionnaires. Dans le cadre des fonctions de base, un agent de transfert veillera à ce que les anciens certificats d’actions soient invalidés et détruits, tandis que de nouveaux certificats sont émis et attribués au bon actionnaire.
En plus de tenir à jour la liste actuelle des actionnaires, l’agent de transfert s’occupera également de tout dépannage qui pourrait survenir. Un agent des transferts peut intervenir dans le cas où les certificats émis seraient endommagés ou détruits. En cas de vol des certificats, un agent de transfert prendra les mesures nécessaires pour remplacer les certificats volés, après avoir pris soin d’invalider les anciens certificats. Lorsqu’un actionnaire a des problèmes concernant l’état actuel du nombre d’actions attribuées à son compte, l’agent de transfert est l’entité qui enregistrera le problème et effectuera des recherches pour résoudre le problème.
Un agent des transferts peut travailler avec n’importe quel type d’arrangement de sécurité, y compris la gestion des actions qui sont incluses dans les packages de placement de fonds communs de placement. Dans ce scénario, l’agent peut travailler avec des certificats d’actions associés à un certain nombre de sociétés différentes. Les banques commerciales et les sociétés de fiducie traitent souvent avec des fonds communs de placement et emploient des agents de transfert pour aider à maintenir tous les documents et registres pertinents en ordre de marche.
Une tâche courante mais très importante de l’agent de transfert consiste à transférer la propriété des certificats d’actions d’un vendeur à un acheteur. Il s’agit d’annuler les anciens certificats qui couvrent les actions vendues et d’émettre un nouveau certificat pour couvrir les actions acquises par un autre actionnaire. En suivant un modèle d’invalidation d’anciens certificats et d’émission d’un nouveau, une piste de document est créée qui aide à minimiser les risques de duplications.
L’agent de transfert typique aura une formation en finance. Une solide compréhension des stratégies d’investissement, de l’organisation générale de l’entreprise et de la comptabilité de base est essentielle pour que quiconque puisse fonctionner en tant qu’agent de transfert. De nombreuses banques et sociétés de fiducie insistent pour qu’un agent de transfert ait un diplôme dans un domaine d’études pertinent.