Un système d’inventaire des actifs est un outil utilisé pour aider une entreprise à garder une trace des actifs en aidant une entreprise à enregistrer ses actifs et à suivre la destination des actifs. En règle générale, les actifs suivis par ce type de système comprennent les actifs physiques ainsi que les propriétés intellectuelles et technologiques, mais ce type de système peut également être utilisé pour suivre les immobilisations, plus communément appelées monnaie. Un système d’inventaire des actifs est le plus souvent utilisé dans le domaine de la gestion des stocks ou du suivi des actifs. Il est le plus souvent utilisé dans les magasins qui vendent des produits physiques.
Bien que certaines entreprises puissent utiliser des techniques de système d’inventaire des actifs non logiciels, les systèmes d’inventaire des actifs sont généralement des logiciels. Les types d’équipement suivis par les systèmes d’inventaire des actifs peuvent inclure les machines, les véhicules et les biens immobiliers de l’entreprise, mais peuvent également inclure des brevets, des logiciels et toute information utile à une entreprise. Garder une trace de ces actifs à l’aide de ce type de système peut garantir qu’une entreprise en a suffisamment sous la main sans encourir le coût supplémentaire de garder un supplément sous la main pour éviter de s’épuiser. Ce type de système, lorsqu’il est utilisé correctement, indiquera au propriétaire de l’entreprise de suivi des actifs exactement combien de types d’actifs sont disponibles pour utilisation.
Un système d’inventaire des actifs fait partie d’un système plus large conçu pour suivre et protéger les actifs au sein d’une entreprise et est fréquemment utilisé dans le cadre de la prévention des pertes. Sans un système d’inventaire des actifs, une entreprise ne sera pas au courant des actifs dont elle dispose pour son utilisation. Un manque d’informations sur les actifs détenus par une entreprise peut permettre à des employés peu scrupuleux de prendre ou d’utiliser de manière non autorisée des actifs appartenant à une entreprise. Ce type de système peut également aider une entreprise à déterminer lesquels de ses employés ont utilisé les actifs de l’entreprise et à quel moment afin que les dommages ou les utilisations abusives puissent être retracés de manière fiable jusqu’au coupable.
Les types de systèmes d’inventaire des actifs peuvent inclure des systèmes d’inventaire des immobilisations, des systèmes d’inventaire des services d’information et des systèmes de gestion des stocks. En plus de garder une trace des actifs d’une entreprise, les systèmes d’inventaire des actifs peuvent donner à l’entreprise des informations sur la manière et le moment où les actifs sont utilisés au sein d’une entreprise. Cela peut être utile si une entreprise gère les ventes d’un produit, car elle peut donner à l’entreprise des informations sur ce qui se vend et quand elle est susceptible de vendre.
Un logiciel de système d’inventaire des actifs peut contribuer grandement à faciliter le processus difficile de l’inventaire des biens d’une entreprise. La plupart des logiciels de ce type permettent à un propriétaire d’entreprise de s’enregistrer et de suivre la disponibilité des actifs. Parfois, un système d’inventaire des actifs comprend des moyens d’enregistrer plus facilement les actifs dans un système, comme la lecture de codes à barres et la saisie numérique. Le logiciel du système d’inventaire des actifs de vente au détail peut également s’intégrer au système de vente d’un magasin pour fournir des informations à jour sur les actifs de produits disponibles au sein d’une entreprise.