L’appel d’offres est un système dans lequel les entreprises à la recherche d’un produit ou d’un service permettent à d’autres entreprises ou individus de soumettre des offres concurrentes afin d’obtenir le droit de fournir le produit ou le service demandé. Le processus est également connu sous le nom d’« appel d’offres », car l’entreprise ayant besoin du produit ou du service demande aux fournisseurs de soumettre leur meilleure offre. L’approvisionnement est souvent géré par l’agent d’achat de l’entreprise à la recherche d’un produit ou d’un service. Cette personne a le pouvoir d’attribuer des contrats aux fournisseurs de l’offre retenue.
La plupart des entreprises qui s’appuient sur les produits ou services de tiers disposent d’un service d’approvisionnement. Ces entreprises comprennent celles qui ont besoin de matières premières pour fabriquer leur produit fini, comme les entreprises de fabrication, ou les assembleurs ou revendeurs d’ordinateurs, entre autres. L’entreprise sollicitant les offres décrira également les exigences de chaque offre dans un document appelé demande de propositions (DDP). La demande de propositions décrit la procédure que les soumissionnaires doivent suivre pour soumettre leurs offres. Cela comprend généralement le prix auquel le fournisseur fournira un produit ou un service et le délai dans lequel il sera livré.
Les installations gouvernementales utilisent généralement le système d’approvisionnement pour obtenir plusieurs offres équitables pour tout produit ou service dont elles ont besoin. Il s’agit de s’assurer qu’aucune irrégularité n’a lieu dans l’attribution d’un contrat donné. Par exemple, la General Service Administration (GSA) des États-Unis compte plusieurs départements qui gèrent le système de passation des marchés. La GSA dispose d’un site Web répertoriant toutes les opportunités de contact et leurs instructions d’appel d’offres associées.
La plupart des systèmes d’appel d’offres exigent que le gagnant soit le prix le plus bas. Certains systèmes, cependant, reposent sur une combinaison de variables, comme le moment de la livraison, la probabilité de défaut du fournisseur et le crédit fournisseur. Pour soumettre une offre, un fournisseur potentiel n’a qu’à s’inscrire auprès de l’entreprise sollicitant l’offre et préparer son offre conformément aux règles et directives spécifiques du contrat.
L’adjudicataire est avisé par le responsable de la passation des marchés et se voit officiellement attribuer le marché. Le fournisseur dispose d’un certain temps pour livrer son produit ou son service. Si le produit ou le service ne peut être livré à temps, le contact peut être déclaré nul et le processus d’appel d’offres recommencé. Le fournisseur qui n’a pas pu livrer à temps est généralement disqualifié pour soumettre d’autres offres sur le même contrat.
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