Le back office est un terme collectif qui fait référence à la partie d’une opération commerciale qui se concentre sur la gestion des tâches nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Cette désignation découle de la tradition d’abriter ces fonctions à l’arrière d’un local commercial, à l’écart du grand public. Un arrangement de ce type était autrefois très courant avec tous les types d’entreprises, et s’applique toujours à l’aménagement de nombreux types d’opérations commerciales tels que les magasins de détail et d’autres sites où les clients sont susceptibles de visiter les installations.
L’arrangement traditionnel d’un lieu d’affaires nécessitait trois domaines distincts dans l’architecture générale des opérations. Tout d’abord, le front office offrait un espace où les clients pouvaient interagir avec le personnel de vente et d’autres. Le middle office était souvent le siège des fonctions de bureau et administratives, ainsi que la zone où les dirigeants de l’entreprise disposent d’un espace de bureau. Un back-office abritait des fonctions qui aident à maintenir les deux autres sections en parfait état de fonctionnement, ce qui en fait essentiellement le cœur du processus métier.
Aujourd’hui, un back-office est susceptible d’inclure un espace pour la performance de trois départements clés dans la structure globale de l’entreprise. Le service comptable fait partie de ce groupe et est chargé d’enregistrer avec précision les transactions financières qui ont lieu dans le cadre de l’exploitation courante de l’entreprise. Parmi les nombreuses fonctions gérées par ce service, le personnel travaillant dans ce domaine s’occupera de questions telles que s’assurer que les paies sont préparées en temps opportun, que les paiements aux fournisseurs sont effectués régulièrement et que les paiements reçus des clients sont correctement imputés à chaque compte du client.
Le service des ressources humaines de l’entreprise fait également partie de la structure du back office. Ce domaine est chargé de travailler avec les managers pour sécuriser les employés pour les postes ouverts, développer et superviser la relation entre l’entreprise et chaque employé, créer des procédures d’embauche, disciplinaires et de licenciement, et intervenir en cas de problème entre deux employés de l’entreprise. . Les efforts du département des ressources humaines ont un impact direct sur le middle office et le front office, ainsi que sur le personnel qui s’occupe de ces domaines.
Un ajout plus récent au back-office est le département des technologies de l’information. Cette zone est souvent responsable de tout type de réseau électronique qui fonctionne au sein de l’entreprise, ainsi que de la gestion des fonctions de télécommunications pour l’entreprise. Un service informatique est également souvent impliqué dans la sélection et l’installation de divers types d’équipements de communication, notamment des ordinateurs, des systèmes téléphoniques et d’autres équipements liés au processus de communication.
La désignation d’un back office ne signifie pas que les fonctions gérées dans ce domaine sont de peu d’importance pour le bien-être de l’entreprise. En effet, les fonctions de back office permettent aux autres composants de l’entreprise de fonctionner correctement. Pour cette raison, de nombreuses entreprises considèrent le back-office comme le fondement opérationnel de l’entreprise et font de grands efforts pour s’assurer qu’il fonctionne avec une efficacité maximale.
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