L’administration back office est la gestion des services d’une entreprise qui n’interagissent pas avec le public. La composition du back-office d’une entreprise dépend de son secteur d’activité sous-jacent, mais comprend souvent des services administratifs et de bureau, un support technologique et une gestion des données. Normalement, une entreprise embauche du personnel pour gérer ses processus de back-office à son siège dans le cadre de ses opérations. Une entreprise peut utiliser une stratégie de gestion différente et installer ses opérations de back-office sur un site distant ou sous-traiter tout ou partie de ses besoins de back-office à une autre entreprise pour économiser de l’argent.
L’analyse de gestion divise les opérations commerciales en systèmes front-office et back-office. Le front office se compose de tous les départements qui interagissent avec les clients, tels que les ventes et le support. Ces départements font partie du front office car ils présentent le visage de l’entreprise. Les opérations de back-office pilotent le front de l’entreprise et fournissent un soutien, principalement à l’effort de vente, mais également à la gestion du personnel et des ressources nécessaires pour rester en activité. Le soutien administratif, les comptes débiteurs et les technologies de l’information sont des exemples de départements qui composent le back office d’une entreprise.
Les différentes opérations de back office doivent être gérées correctement pour s’assurer qu’elles continuent à soutenir le front office. L’administration du back-office est le processus de gestion de ces opérations afin qu’elles atteignent les buts et objectifs de l’entreprise. En règle générale, chaque département back-office a son propre responsable, mais l’intégralité de la gestion du back-office peut incomber à un responsable dédié ou même au directeur de l’exploitation ou à un autre directeur général d’une entreprise. Par exemple, un collège peut avoir un directeur d’usine physique et un directeur des services de conciergerie qui relèvent tous deux d’un vice-président des opérations.
Les progrès technologiques et la mondialisation des marchés du travail ont élargi les options fonctionnelles pour la gestion de l’administration du back-office. Les entreprises peuvent désormais choisir de déléguer leurs opérations de back-office vers un site distant qui dispose de main-d’œuvre et de ressources moins chères, soit sous leur propre gestion, soit en externalisant tout ou partie du back-office à une entreprise spécialisée. En règle générale, ce type d’administration de back office à distance est situé dans les pays en développement. Cette gestion de l’administration back-office permet à une entreprise de réaliser des économies de coûts et une certaine efficacité opérationnelle, puisqu’elle n’a plus à se soucier des opérations commerciales qui ne font pas partie des processus essentiels de génération de revenus.
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