Le flux de travail est un terme utilisé pour décrire les étapes d’un processus. Ce terme est utilisé dans toute organisation dans laquelle un produit, un document ou une idée se déplace entre des emplacements ou des départements. Dans un sens, le flux de travail peut être compris comme une vue d’ensemble du travail réel qui est effectué pour mener à bien un processus. Un document de workflow est un rapport ou une analyse qui décrit les étapes d’un processus, ainsi que les finances, les ressources et les informations incluses dans un tel processus. Un document qui passe par les étapes d’un processus, comme une facture, une réclamation d’assurance ou une facture, peut également être considéré comme un document de workflow.
Les gestionnaires cherchant à optimiser les opérations peuvent générer des documents de workflow. Ces documents peuvent répertorier les départements et les travailleurs par lesquels passe un projet en cours d’achèvement. Les documents peuvent également contenir des listes de ressources, de matériaux et d’équipements utilisés dans chacune des étapes du flux de travail. Un document de workflow peut également aider un responsable à comprendre quelles étapes d’un processus sont les plus coûteuses.
Les documents qui illustrent les composants et les étapes du flux de travail peuvent être utilisés pour la budgétisation. Les responsables peuvent déterminer le coût de fabrication d’un produit et également décider des départements ou des domaines qui peuvent être réduits. Les processus d’audit interne peuvent également inclure l’utilisation de documents de workflow. Les comptables de gestion peuvent présenter des données financières obtenues à partir d’un document de workflow.
Dans les contextes de fabrication, les documents de workflow peuvent être utilisés pour optimiser les processus de production. Par exemple, un document de workflow peut être composé à l’aide d’un logiciel de gestion de workflow spécial. Lorsqu’un designer crée un modèle et une nomenclature, le document peut être automatiquement transmis à un professionnel qui se charge de l’étape suivante.
Ces documents sont également utilisés dans les communautés scientifiques. Les médecins spécialistes, par exemple, peuvent générer des documents de flux de travail qui illustrent l’activité cérébrale. Un document de flux de travail peut également être généré pour décrire la relation entre un utilisateur et une machine.
Lorsqu’un document de workflow décrit un élément qui passe par les étapes d’un processus, il fait normalement référence à un paiement ou à un service qui doit être approuvé par des professionnels dans un certain nombre de départements différents. Par exemple, si un responsable de service constate qu’il a besoin de nouveaux ordinateurs, ce responsable peut préparer un document répertoriant les coûts. Il ou elle pourrait ensuite transmettre ce document à la chaîne de commandement pour recevoir l’approbation.
Les compagnies d’assurance utilisent également des documents de workflow. Dans ces cas, les réclamations sont déposées par les clients. Une réclamation peut être transmise à un souscripteur. Un souscripteur peut alors le transmettre à un gestionnaire ou à un dirigeant qui utilise la recherche et l’analyse générées par un souscripteur pour approuver les tarifs.