Un livre de paie est une méthode d’enregistrement des informations de paiement pour chaque employé ou entrepreneur qui reçoit des fonds du service de la paie d’une entreprise. Bien que les registres de paie étaient autrefois de simples registres papier avec différentes colonnes pour enregistrer les informations, la plupart des entreprises conservent désormais leurs registres de paie sur des ordinateurs, en utilisant des feuilles de calcul ou des logiciels de paie plus complexes si nécessaire. L’avantage d’utiliser un registre de paie est qu’il permet à l’employeur ou à l’employé de la paie de voir en un coup d’œil le montant d’argent qui a été versé et à quel employé, et il sert généralement de documentation de sauvegarde à des fins fiscales.
La plupart des grandes entreprises auront un service de paie dédié dont le travail est de tenir le registre de paie et de s’assurer que tous les paiements sont exacts et effectués à temps. Les petites entreprises ou les particuliers qui doivent payer leurs employés devront probablement tenir eux-mêmes des registres de paie. Cela ne fait vraiment aucune différence que ce soit fait sur un ordinateur ou sur un registre papier; certaines personnes trouvent simplement une méthode plus confortable et plus sûre que l’autre, ou elles ont appris une méthode et sont réticentes à en essayer une autre. Dans la plupart des cas, il n’est pas nécessaire de rendre le registre de paie particulièrement compliqué.
Il est utile pour quelqu’un qui doit utiliser un livre de paie pour déterminer à l’avance combien de colonnes seront nécessaires. Pour un livre de paie de base, la plupart des gens commencent par une colonne pour le nom de l’employé ; une autre colonne pour son titre et son statut d’emploi, par exemple à temps plein ou à temps partiel ; et une troisième colonne pour la période de paie ou le nombre d’heures de la période de paie. La colonne suivante doit inclure le montant brut du salaire, qui est le montant avant impôts. Les deux colonnes suivantes comprennent généralement les déductions, telles que l’impôt sur le revenu ou d’autres déductions, telles que celles prises pour les prestations. La dernière colonne peut alors inclure le montant net du dernier chèque de paie – ce que l’employé gagne réellement à la maison.
D’autres colonnes peuvent être ajoutées si nécessaire, mais ce sont les inclusions les plus courantes dans un grand livre de paie. Chacune des colonnes peut ensuite être équilibrée en les ajoutant en travers et en bas, puis en s’assurant que les chiffres correspondent tous. Les entreprises équilibrent généralement leurs livres de comptes sur une base hebdomadaire ou mensuelle, en fonction du nombre d’employés dans l’entreprise et de la complexité des livres de paie. Lorsque vient le temps des déclarations de revenus, ils peuvent être très utiles pour produire des déclarations de revenus ou pour fournir des informations à un comptable ou à un préparateur de déclarations de revenus.