Un journal de caisse est une simple copie papier ou un document électronique qui est utilisé pour effectuer des écritures comptables immédiates des recettes et des dépenses. Les transactions qui sont saisies dans ce journal sont généralement enregistrées quotidiennement, ou du moins par ordre chronologique. Une partie du charme du document est que les transactions financières saisies en tant que postes peuvent être examinées rapidement si nécessaire, et il fournit une référence rapide lors de la saisie des transactions dans d’autres sections des livres comptables.
Les entreprises peuvent utiliser un journal de caisse pour suivre un large éventail de recettes et de paiements, ou il peut être utilisé pour suivre un domaine d’activité. De nombreuses entreprises choisissent de tenir un simple journal comme moyen de tenir un registre des revenus et des décaissements associés à une petite caisse. Cela peut permettre aux employés autorisés de gérer une transaction avec la petite caisse et de faire une entrée rapide avec les informations de base. À un moment ultérieur, la transaction peut être entièrement documentée dans le grand livre du bilan ou dans un autre enregistrement approprié.
La clé d’un journal de trésorerie efficace est de saisir suffisamment d’informations sur chaque transaction financière pour comptabiliser correctement les revenus ou les dépenses. En règle générale, le document comprendra des colonnes pour enregistrer des détails de base tels que l’initiateur de la transaction, les entrées ou les sorties d’argent, le montant de l’argent liquide associé à l’article, la date de la transaction et une brève description de l’action. Il s’agit généralement d’informations suffisantes pour permettre un enregistrement plus complet à une date ultérieure.
Même un budget familial peut bénéficier de l’utilisation de ce principe. À l’aide d’un simple livre à colonnes ou d’un tableur électronique, il est possible de mettre en place un journal simple que tout le monde peut utiliser. Cela permettra de suivre toutes les dépenses liées à la gestion du ménage, ainsi que les fonds mis de côté à cet effet.